Chef.fe d'Équipe Achats

DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION:

Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI).

Un nouveau Programme est actuellement mis en œuvre dans les zones de santé de Kalonda Ouest, Kitangwa et Nyanga de la province du KASAI.

RESUME DU POSTE

Sous la supervision hiérarchique du chef de Base et technique du manager des achats, le/la team leader achat est responsable de la gestion et de la coordination des activités du département des achats de Tshikapa et sous bureaux concernant les achats (hors passation de marché). En charge des achats, il/elle doit s’assurer que tous les programmes sont effectivement supportés en temps requis et précisément sur tous les besoins achats. Le/La team leader achat est le/la représentant.e et responsable du département achat à Tshikapa et sous bureaux (hors passation de marché), garant.e de la qualité et de l’efficacité du département achat (hors passation de marché), ainsi que le/la garant.e de la bonne entente et de la bonne organisation de son équipe. Le/La team leader achats accomplit ses tâches de manière efficiente, consciencieuse et rigoureuse conformément aux politiques et procédures d’achat de Mercy Corps.

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE

Sous la supervision directe du chef de base et technique manager des achats, le team leader achat est :

1. Le/La représentant.e et le/la responsable du département achat Tshikapa et les 2 sous bureaux(hors passation de marché):

• Est responsable du suivi et de la prise en charge par son équipe de l’ensemble des demandes d’achats de la base de Tshikapa (hors passation de marché);
• S’assure que les demandes d’achats soumises à son département soient traitées conformément aux spécifications du demandeur et dans les délais requis par le demandeur;
• Veille à maintenir un lien étroit avec les programmes afin de les orienter dans les procédures à suivre, les accompagner dans le suivi de leur demande, s’assurer que leur demande soient bien exprimées pour être prise en compte par le département achat (description du besoin, attache des termes de référence ou BOQ au besoin);
• Veille à maintenir un lien étroit avec le département des finances afin d’assurer le traitement des demandes de payement dans les temps et de définir clairement les conditions de paiement des fournisseurs (délais de paiement dans les contrats, type de paiement préféré…);
• Veille à maintenir un lien étroit avec le reste de l’équipe logistique, afin de s’assurer de ne pas acheter des produits déjà disponibles en stock, afin de signaler tout équipement acheté, afin de s’assurer que les produits achetés soient entrés dans les stocks;
• Communique avec le manager des achats sur tout blocage rencontré, situation conflictuelle et besoin d’appui technique;
• Est capable de reporter mensuellement sur l’état des achats dans son département et des actions d’amélioration à prendre;
• Interagi avec les fournisseurs en contrat en coordination avec le manager des achats.

2. Le/La garant.e de la qualité et de l’efficacité du département achat

• Connaît, se conforme, applique et veille à l’application des politiques et procédures Mercy Corps;
• Assure les tâches d’acheteur en plus de sa fonction de responsable: récolte des cotations et des offres auprès des fournisseurs, interagit avec les fournisseurs pour préciser les besoins du demandeur et les procédures Mercy Corps, prépare / élabore et effectue le suivi des contrats (achat, service et travaux), prépare la documentation requise pour toutes transactions avant soumission des demandes de paiement, etc.
• S’assure que les acheteurs, sous sa supervision, réalisent leur tâche quotidienne.
• Met à jour et s’assure de la mise à jour de la base de données logistique des achats (PODIO): suivi des PRF, actualisation des données fournisseurs, suivi des paiements et factures;
• Assure la priorisation des demandes et de leur traitement selon les urgences et les enjeux;
• Assure qu’il y a toujours une compétition juste et équitable et adhère strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps en ce qui concerne les achats et les relations avec les fournisseurs comme décrits ci-dessous :
• Toujours accorder une réception prompte et courtoise et un traitement juste et égal de tous les fournisseurs / vendeurs ou leurs représentants.
• Fournir la même opportunité à tous vendeurs / fournisseurs lors de la récolte des cotations et fournir les mêmes explications et spécifications à tout le monde.
• Garantir la confidentialité sur toutes les spécifications et cotations des prix faites par les vendeurs / fournisseurs.
• Décliner la prise des avantages sur les erreurs commises par les vendeurs / fournisseurs et montrer de la considération aux vendeurs / fournisseurs qui sont en difficultés de comprendre le système en coopérant avec eux à tout moment possible.
• Eviter d’assujettir les vendeurs / fournisseurs à des frais inutiles ou créer des désagréments lors de la collecte des cotations ou en retournant des biens non acceptés.
• Autant que possible, clairement expliquer aux vendeurs / fournisseurs les raisons de refus des marchandises qui doivent être retournés ou le rejet de leurs offres.
• Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un vendeur / fournisseur.
• Rester informé des éléments suivants : origine / source des fournitures, méthode de fournir ainsi que les services et matériels à fournir. Encourager les fournisseurs / vendeurs sur l’essayage de nouveaux produits et services sur le marché.
• Tenir informés les fournisseurs / vendeurs sur les exigences actuelles et anticipatives.

3. Le/La garant.e de la bonne entente et de la bonne organisation de son équipe

• Manage, organise et distribue les tâches entre les différents acheteurs;
• Analyse ses performances et celles de son équipe avec des outils d’analyse objectifs, afin de définir, pour le département achat, un plan d’action réalisable, accepté par son équipe et sa hiérarchie;
• Forme, assiste, conseille et accompagne son équipe dans la bonne application des standards Mercy Corps;
• Etc…

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES REQUISES

• Diplôme universitaire dans un des domaines suivants: Science Economiques, gestion de la chaîne d’approvisionnement, ou autres disciplines similaires;
• Avoir au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des achats ou de la logistique de préférence avec une ONGI;
• Avoir une capacité manifeste de communication orale, écrite (maitrise de Word et Excel);
• Une excellente maîtrise du français. Une connaissance de l’anglais (orale et écrite) serait un avantage;
• Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes et défis avec un minimum de supervision.

Apprentissage continu

À l'appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l'équipe de consacrer 5% de leur temps à des activités d'apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnel et/ou professionnel.

COMMENT POSTULER

Veuillez aller directement sur notre site : www.mercycorps.org, puis aller dans l’Option Careers, puis cliquer sur le lien (Country – specific job boards), puis dans la liste « Africa », cliquer sur le lien approprié (Democratic Republic of Congo) pour les Opportunités nationales de la RDC. Les candidatures doivent être accompagnées du CV de 3 pages au maximum, de la Lettre de Motivation, des diplômes obtenus et des attestations de services rendues ainsi que de la carte ONEM

NB:

• MERCY CORPS RDC NE DEMANDE PAS DE FRAIS A UNE QUELCONQUE ÉTAPE DE SES PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU DEBUT A LA FIN (CANDIDATURE, TRAITEMENT, TEST, ENTRETIEN, SELECTION, ETC.)
• TOUT LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT EST GRATUIT ET COMPÉTITIF.
• TOUT CANDIDAT QUI CONTACTERA PAR TÉLÉPHONE, E-MAIL OU AUTRE MOYEN, UN STAFF MERCY CORPS RDC (DES RESSOURCES HUMAINES OU D’UN AUTRE DÉPARTEMENT) POUR INFLUENCER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT, VERRA SA CANDIDATURE ÊTRE ÉLIMINÉE ;
• SEULS LES CANDIDATS SÉLECTIONNÉS SERONT APPELÉS POUR LE TEST ;
• LES ENTRETIENS SE PASSERONT DANS LES BUREAUX MERCY CORPS.

Pour toute plainte, conseils en toute confiance, veuillez contacter les Ressources humaines ou signaler gratuitement au numéro vert: 243821190013.

Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps. L’Organisation se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des candidatures reçues si aucune ne répond à son attente.