Executive office associate consultant

EXECUTIVE OFFICE ASSOCIATE CONSULTANT

• Location: Kinshasa, DR CONGO

Drugs for Neglected Diseases Initiative (DNDi) est une organisation de recherche et de développement (R&D) pharmaceutique à but non lucratif, axée sur les besoins des patients et qui développe de nouveaux traitements pour les maladies négligées. (www.dndi.org)

Le Bureau de DNDi en République démocratique du Congo (RDC) a été créé en 2005 pour mener des projets de recherche clinique sur la maladie du sommeil ou trypanosomiase humaine africaine (THA) - en collaboration avec des partenaires, dont le programme national de lutte contre la THA (PNLTHA) de la RDC. Avec le soutien de la plateforme THA, DNDi a travaillé pour renforcer les capacités locales de recherche clinique sur la THA dans les pays endémiques de la région, notamment l'Angola, la République centrafricaine, le Tchad, le Congo, la RDC, la Guinée Conakry, l'Ouganda, le Soudan du Sud et le Soudan.

Le bureau exécutif mondial sert de secrétariat au directeur général, à l'équipe de direction, au conseil d'administration et à ses comités, au comité consultatif scientifique de DNDi et au comité d'accès. Le Bureau dirige également les communications internes, facilite les processus de leadership interne et soutient la mobilisation des principaux intervenants externes.

Role et Objectif Général

L'Assistant exécutif soutient le Directeur Régional dans la gestion de son agenda. Il a aussi la charge de l'administration ainsi que les voyages de tout le Bureau de Kinshasa. Il s'occupe aussi de l'accueil/ secrétariat des visiteurs du Directeur et ses voyages.

Tâches et Responsabilités

Responsabilités spécifiques

Tâches exécutives

• Fournit un support exécutif au Directeur Régional: gestion du calendrier, suivi des tâches dont le Directeur est en charge, préparation conjointe des réunions, préparation des réponses aux communications que le Directeur reçoit ;
• Organise proactivement l'agenda (réunions, invitations et visites) du Directeur Régional :
• Joue un rôle central de coordination au sein du bureau du Directeur Régional ;
• Soutient et anime la Senior Management Team: organise les réunions, s'assure qu'un agenda est préparé et partagé à l'avance, organise la collecte des documents de préparation, prend les notes des réunions et les distribue rapidement à l'équipe en faisant le suivi des points d'action ;
• En charge de la mise à jour des documents dans SharePoint (outil intranet dont la formation est donnée par DNDI) ;
• Fait partie d'une équipe globale de coordination afin de faciliter le partage de l'information à travers DNDI.

Administration & Voyages

• Point Focal avec les agences de voyages pour les commandes des billets d'avions locaux et internationaux ;
• Prépare les ordres de mission pour tous les voyageurs ;
• Prépare les paiements des différentes agences de voyages :
• Prépare les paiements des structures médicales ayant une convention médicale avec DNDI ;
• En charge du standard et de l'accueil des visiteurs du Directeur Régional ;
• Assure les tâches quotidiennes de secrétariat du Directeur Régional ;
• Organise des réunions et des conférences téléphoniques du Directeur Régional et du SMT ;
• Autres Tâches assignées par la Direction.

Autres

• Suivi des factures avec les différents partenaires (Hôpitaux, Agences de voyages) ;
• Coordination de l'audit externe annuel local ;
• Mise à jour et classement de la correspondance reçue et envoyée.

Lien de Rapportage

La position rapporte au Directeur Régional DRC Office avec lien avec la Head of Executive Office. La position a un lien de travail avec le HR & Administration Manager sur l'Administration et Voyages.

Interactions

• Directeur Régional ;
• HR & Administration Manager ;
• Gestionnaires des projets ;
• Global Executive Office.

Qualifications et compétences du poste :

• Compétences avérées en administration et organisation de bureau ;
• Souple ;
• Souci du détail, organisé et autonome, capable de respecter les délais ;
• Abonnez-vous aux buts et objectifs de DND? ;
• Adhérer aux principes de DNDi, ainsi qu'aux politiques en général.

Experience

• Expérience d'au moins 3 ans dans un poste similaire ;
• Expérience en tant qu'Assistant de Direction, et bonne maîtrise des outils informatiques (Excel indispensable) ;
• Expérience dans le domaine de l'organisation de bureau et administration sont un atout.

Education

• Diplôme en Secrétariat, Economie, Sciences Commerciales, Administration, Droit, ou autres ;
• Connaissance des applications Pack Office: EXCEL, WORD et POWERPOINT.

Autres Qualifications

• La maîtrise du français et de l'anglais est un atout ;
• Maîtrise de la langue locale souhaitable ;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft.

Autres Informations

• Ce poste de consultant est pour un remplacement pour congé de maternité.

Comment Postuler ?

Prière d'envoyer votre CV et lettre de motivation à l'adresse suivante :

• recrutementkinshasa@dndi.org

Date limite de réception des candidatures 08 juillet 2025.

Seulement les candidatures sélectionnées seront contactées.

Les candidatures à cette position peuvent être clôturées au moment où DNDi trouvera des candidatures satisfaisantes.