OFFRE D'EMPLOI : Officier Administratif

Résumé du poste

Sous la supervision directe du Directeur Adjoint des Opérations et des Finances, le/la Chargé(e) d’Administration joue un rôle clé dans le maintien de l'efficacité opérationnelle et du respect des normes de conformité du projet. Il/elle assure le fonctionnement optimal du bureau de terrain et veille au soutien logistique et administratif nécessaire au bon déploiement des interventions d'urgence.

Responsabilités :

• Exécuter des tâches administratives de niveau avancé.
• Examiner les données et les informations pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude conformément aux directives standard; exécuter les tâches avec souci du détail.
• Coordonner les réunions, réserver les locaux, préparer l’ordre du jour, coordonner les intervenants et consigner les notes de réunion.
• Veiller à ce que les communications soient transmises rapidement et avec exactitude.
• Être responsable de l’élaboration et de la conception de procédures administratives améliorées afin de favoriser le traitement et la soumission en temps utile de tous les livrables administratifs.
• Répondre, au besoin, aux demandes de soutien administratif du personnel.
• Créer et tenir des dossiers, préparer des rapports, présentations et graphiques, fournir des fournitures de bureau aux employés, saisir des données, relire des documents et compiler des rapports spéciaux.
• Recevoir et distribuer le courrier entrant et coordonner le courrier sortant.
• Communiquer avec le personnel interne et externe, selon les besoins.
• Préparer et tenir à jour la documentation, les plans, rapports, calendriers, bases de données, feuilles de calcul, registres et autres documents nécessaires au soutien des fonctions.
• Planifier et organiser des activités complexes, telles que des réunions, des voyages, des conférences et des activités de service, pour les membres du service.
• Travailler de manière autonome ou en équipe sur des projets spéciaux et continus.
• Assurer la liaison avec d’autres services et organismes externes, y compris avec la haute direction et la direction exécutive.
• Traiter des informations confidentielles et non courantes et expliquer les politiques du service, au besoin.
• Relire les textes pour vérifier l’orthographe, la grammaire et la mise en page, et apporter les corrections appropriées.
• Rédiger les procès-verbaux, les préparer et les distribuer au personnel concerné.
• Coordonner, à la demande de la direction, des projets spéciaux pouvant comprendre la planification et la coordination de présentations, la diffusion d’informations, etc.
• Aider la direction à assurer le suivi des finances du service.
• Coordonner la mise en place, la facturation et le paiement des fournisseurs tiers et des prestataires externes.
• Tenir à jour diverses bases de données et feuilles de calcul à la demande de la direction.
• Aider à recueillir, compiler et évaluer les données de due diligence relatives aux projets.
• Connaître les directives du service.
• Faire respecter et respecter les politiques et procédures de l’organisation, y compris les directives institutionnelles et les pratiques exemplaires.

Connaissances et compétences appliquées :

• Démontrer une compréhension approfondie du domaine de spécialisation ainsi que des procédures, méthodes et pratiques du programme, y compris une connaissance des responsabilités du programme et du personnel.
• Utiliser les systèmes, fonctions et procédures établis de classement et de gestion des données qui exigent une connaissance du programme.
• Examiner les données et les informations pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude conformément aux directives standard; exécuter les tâches avec souci du détail.
• Posséder une compréhension approfondie des logiciels utilisés dans les fonctions quotidiennes.
• Utiliser les logiciels de bureautique, les systèmes d’information et le matériel de bureau pour consulter, saisir et vérifier les informations courantes.
• Communiquer clairement au personnel, aux clients et/ou au public des informations sur les services, processus et procédures, conformément aux directives prescrites ou établies.

Formation :

• Diplôme de niveau associé, ou équivalent international, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Licence souhaitée.

Expérience :

• Exige généralement au moins cinq ans d’expérience pertinente dans les organisations Internationales.
• Expérience du suivi de l’utilisation des dépenses afin d’atteindre les objectifs de l’organisation et d’assurer la conformité.
• Expérience professionnelle antérieure au sein d’une organisation non gouvernementale ou une organisation internationale est un atout.
• Une expérience dans un domaine scientifique ou lié à la santé est souhaitée.