Responsable financier(e) adjoint(e)

DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION:

Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI).

Un nouveau Programme est actuellement mis en œuvre dans les zones de santé de Kalonda Ouest, Kitangwa et Nyanga de la province du KASAI.

RESUME DU POSTE

Sous la supervision du/de la responsable des finances basé à Tshikapa, le/la responsable financier(e) adjoint(e) joue un rôle primordial dans le département des finances en s’assurant que la comptabilité, les opérations de paiement et les activités financières en générale respectent les règles et principes de Mercy Corps et contribuent au bon déroulement des activités sur le terrain. Le/la titulaire du poste sera notamment en charge de la supervision de toute l’équipe finance en charge des opérations de paiements, que ce soit à Tshikapa ou sur les bases terrain, et s’assurera du respect du calendrier comptable. Le/la responsable financier(e) adjoint(e) travaillera avec le/la manager des finances sur un plan de renforcement de capacité de l’équipe finance sur place et fera en sorte que tout le personnel de Mercy Corps basé au Kasaï ait une bonne compréhension des règles et procédures de Mercy Corps. Selon les besoins, le/la responsable financier(e) adjoint(e) appuiera le/la manager des finances dans le suivi budgétaire, afin de garantir que les programmes mis en œuvre dans la province du Kasaï restent dans les limites budgétaires assignées.

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :

TRÉSORERIE ET RAPPORTS FINANCIERS

• Consolider chaque mois les besoins de trésorerie des tous les programmes mis en œuvre dans la province du Kasaï, travailler avec les responsables de chaque composante pour que les projections mensuelles soient réalistes, précises et conformes aux projections des BvA (Budget vs. Actuals);
• En étroite collaboration avec le département des opérations des bases du Kasaï, établir les besoins de trésorerie pour les dépenses opérationnelles des bases de la province du Kasaï;
• Présenter l’information financière (besoins de trésorerie) dans un format de rapport clair, exhaustif et ventilé par programme / composante;
• Soumettre le rapport mensuel en besoin de trésorerie au bureau central de Goma selon le calendrier établi;
• Suivre les approvisionnements des comptes bancaires de Tshikapa, s’assurer que les soldes en banques sont suffisants (mais pas excessifs) pour permettre la mise en œuvre des activités selon le plan de travail des équipes programmes;
• Selon les besoins, appuyer le/la responsable des finances dans la préparation des BvA des programmes de la zone du Kasaï; dans l’analyse et le suivi des points d’actions. S’assurer que les recommandations faites lors des réunion BvA soient mises en œuvre;
• Tout autres rapports selon les besoins d’analyse du moment, pouvant permettre une prise de décision rapide par le/la responsable des finances de la base ou le/la directeur/trice des finances de Goma;

GESTION FINANCIÈRE ET CONFORMITÉ

• Procéder à la revue financière de toutes les demandes de paiement, demandes d’achat, bons de commande, contrats et autres pour s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures financières de Mercy Corps et aux exigences des donateurs;
• Sur demande du/de la responsable des finances de la base, participer à la revue financière du payroll de la région du Kasaï;
• Orienter les nouveaux/velles recrus.es sur les règles et procédures finance de Mercy Corps. Anticiper les besoins en termes de remise à niveau et organiser proactivement des séances de rappel/refresh

COMPTABILITÉ

• Approuver (poster) les transactions du Kasaï régulièrement et en temps opportun et s’assurer que l’intégralité des transactions sont approuvées au plus tard le 05 du mois suivant;
• Analyser le grand livre des comptes de dépenses et de bilan après posting dans le système comptable et proposer des actions correctrices avant le processus de clôture mensuelle;
• Saisir les écritures de reclassement en temps opportun pour soumission au directeur financier pour analyse et posting;
• Vérifier les retenues mensuelles d’impôts (IRL) effectués sur les contrats de bail et s’assurer que toutes les retenues opérées sur ces paiements pendant le mois concerné soient entièrement reversées aux institutions étatiques compétentes dans les délais requis par les lois congolaises;
• Soumettre pour revue les rapports d’amortissements mensuels à savoir les charges prépayées (Loyers bureaux et GH, stock carburant, avantages au personnel expatrié et local); transférer la documentation relative aux comptes1200 (intercompany), 1250 (Comptes inter-agencies) à la coordination de Goma dans les délais requis;
• En collaboration avec l’équipe logistique, effectuer régulièrement la réconciliation des actifs (assets) et assurer le suivi de la gestion des assets conformément aux procédures édictées dans le Manuel des actifs et le manuel financier;
• Contribuer activement au suivi de la clôture des avances et à la mise à jour centralisée du «tracker» du département finance;
• Communiquer efficacement et proactivement avec le bureau central de Goma en cas de non-réconciliation de certains comptes d’avance;
• Participe au rapport hebdomadaire et mensuel de comptage des espèces en caisse, et s’assurer que les comptages de fin de mois correspondent aux soldes du Grand Livre. Partager les documents de comptages finaux avec le bureau central de Goma au plus tard le 5 du mois suivant;
• Valider les réconciliations bancaires dans le système comptable selon les règles internes de Mercy Corps RDC. Rapporter au directeur financier tout écart mis en évidence sur les différents comptes le cas échéant.

GESTION D’EQUIPE

• Participe aux recrutements des postes finances basés au Kasaï. Travail de concert avec le/la responsable des finances et le responsable RH pour établir un plan de recrutement stratégique garantissant la mise en place et le maintien d’une équipe finance qualifiée, motivée, diverse et inclusive;
• Superviser les tâches et encadrer l’équipe d’officiers et d’assistants finance des bureaux de Mercy Corps dans le Kasaï;
• Réaliser les évaluations de performance du personnel sous sa supervision et déterminer avec eux des objectifs réalistes, atteignables et mesurables;
• Créer et maintenir un environnement de travail où le respect mutuel entre les équipes permet à chacun/e de donner le meilleur de soi-même;
• Faire preuve de redevabilité, communiquer les attentes clairement et faire des retours constructifs aux membres de son équipe.

COORDINATION & REPRESENTATION

• Participer aux réunions de coordination Opérations / programme pour le Kasaï. Remonter les points significatifs et pertinents au/à la responsable des finances de la zone, ou à la coordination de Goma le cas échéant;
• Travailler avec le/la responsable des finances de Tshikapa pour s’assurer que les points d’actions et/ou recommandations issus des réunions de coordination soient mise en œuvre, et communiquer efficacement et proactivement sur l'avancée de ces points;
• Se conduit au bureau et en dehors du bureau de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.

QUALIFICATIONS, CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE :

• A minima diplôme de Licence en gestion financière, économie, administration des entreprises ou équivalent;
• Au minimum 3 ans d’expériences dans le secteur de la finance des ONG;
• Une expérience antérieure avec Mercy Corps est un atout majeur, ou a minima une expérience d’au moins 1 an avec une autre ONG Internationale;
• Bonne compréhension de la gestion budgétaire, la gestion de la trésorerie et la gestion de la comptabilité (sera testé pendant le processus de recrutement);
• Connaissance des règles du bailleur de fonds USAID est un atout majeur (sera testé pendant le processus de recrutement);
• Exactitude dans le traitement des transactions en espèces ; excellentes aptitudes en mathématiques, et excellente attention aux détails;
• Excellentes connaissances en informatique, notamment Excel (sera testé pendant le processus de recrutement);
• Capacité à s’adapter aux changements, à faire preuve de flexibilité, et travailler sous pression et selon des délais courts;
• Capacité d’encadrement d’équipe et de renforcement de capacités;
• Excellentes aptitudes en français (écrit et parlé), la maîtrise de l’anglais est un atout majeur pour ce poste.

FACTEURS DE SUCCÈS POUR CET EMPLOI

Une très bonne compréhension des finances, de la comptabilité, de l’administration et des achats, et la volonté et la capacité de faire respecter l'application des règles et procédures de Mercy Corps et de ses donateurs sont essentielles. Un très haut niveau d'intégrité et d’éthique professionnelle, honnêteté et transparence dans toutes manipulations d'espèces et/ou de transactions comptables sont absolument essentielles. La capacité de dialoguer et promouvoir une bonne ambiance de travail avec les employés nationaux comme internationaux est requise. La capacité d'effectuer le travail rapidement et précisément, de respecter les délais et de traiter l'information dans les temps, sont des facteurs de succès majeurs pour ce poste.

Apprentissage continu

À l'appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l'équipe de consacrer 5% de leur temps à des activités d'apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnel et/ou professionnel.

COMMENT POSTULER

Veuillez aller directement sur notre site : www.mercycorps.org, puis aller dans l’Option Careers, puis cliquer sur le lien (Country – specific job boards), puis dans la liste « Africa », cliquer sur le lien approprié (Democratic Republic of Congo) pour les Opportunités nationales de la RDC. Les candidatures doivent être accompagnées du CV de 3 pages au maximum, de la Lettre de Motivation, des diplômes obtenus et des attestations de services rendues ainsi que de la carte ONEM

NB:

• MERCY CORPS RDC NE DEMANDE PAS DE FRAIS A UNE QUELCONQUE ÉTAPE DE SES PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU DEBUT A LA FIN (CANDIDATURE, TRAITEMENT, TEST, ENTRETIEN, SELECTION, ETC.)
• TOUT LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT EST GRATUIT ET COMPÉTITIF.
• TOUT CANDIDAT QUI CONTACTERA PAR TÉLÉPHONE, E-MAIL OU AUTRE MOYEN, UN STAFF MERCY CORPS RDC (DES RESSOURCES HUMAINES OU D’UN AUTRE DÉPARTEMENT) POUR INFLUENCER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT, VERRA SA CANDIDATURE ÊTRE ÉLIMINÉE ;
• SEULS LES CANDIDATS SÉLECTIONNÉS SERONT APPELÉS POUR LE TEST ;
• LES ENTRETIENS SE PASSERONT DANS LES BUREAUX MERCY CORPS.

Pour toute plainte, conseils en toute confiance, veuillez contacter les Ressources humaines ou signaler gratuitement au numéro vert: 243821190013.

Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps. L’Organisation se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des candidatures reçues si aucune ne répond à son attente.