Chargé de la Flotte

L'enquête sur l'impact du VIH dans la population de trois provinces (Haut Katanga, Kinshasa et Lualaba), dénommée CODPHIA pour Congo Démocratique PHIA est menée avec le financement de CDC (Centers for Disease Control and Prevention) / PEPFAR (Plan d'urgence du président américain pour la lutte contre le sida). Cette enquête CODPHIA est dirigée par le gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC) sous la coordination du ministère de la Santé Publique, Hygiène et Prévention à travers l’Institut National de Santé Publique (INSP) et le Programme National de Lutte contre le Sida (PNLS). ICAP de l’université de Columbia offrir un support technique à la mise en œuvre de l’enquête CODPHIA qui bénéficiera aussi de la participation des différents parties prenantes comme l’Institut National de la Statistique (INS), les écoles de santé publique de Kinshasa et de Lubumbashi ainsi que d’autres intervenants locaux et internationaux.

Le Chargé de la flotte aura la responsabilité globale de la gestion de la flotte pour garantir que des systèmes sont en place pour gérer et suivre toute la flotte, y compris les véhicules, les motos, les bateaux, etc. Il/elle s'assurera que les systèmes de carburant et d'entretien sont en place et que les chauffeurs sont formés et suivent leurs coûts. Et rend compte en temps opportun au Directeur Administratif et Financier, y compris les rapports sur la consommation de carburant.

Le candidat idéal sera basé à Lubumbashi.

RESPONSABILITES ET TACHES SPECIFIQUES

Sous la Supervision hiérarchique du Directeur Administratif et Financier, le Chargé de la flotte aura la charge de la gestion de tous les transports terrestres et la gestion globale de la flotte.

• Gérer la logistique des activités des véhicules et les exigences de l'équipe du programme.
• Tenir à jour les dossiers, les renouvellements et le suivi des assurances véhicules et des permis routiers.
• Tenir des registres de l'entretien des véhicules et de la consommation de carburant.
• Préparer et produire des rapports mensuels de carburant sur les consommations des véhicules.
• Superviser et traiter les factures de carburant, de réparation et d'entretien du véhicule et traiter les réclamations d'assurance en cas de dommages causés par un accident.
• Effectuer le suivi de l'entretien / réparation du véhicule et fournir des commentaires en temps opportun à l'équipe.
• Traiter et réviser tous les documents requis pour l'entretien des véhicules.
• Effectuer une vérification mensuelle des journaux de bord des véhicules et toutes les inspections des véhicules.
• Superviser et agir en conséquence aux alertes en cas d'anomalie (par exemple, excès de vitesse, mouvement en dehors des heures d'ouverture, mouvement en dehors des limites géographiques, etc.)
• Effectuer des analyses de routine et faire des recommandations d'efficacité à l'équipe de la flotte, y compris les chauffeurs.
• Tenir la direction informée des développements et des changements liés aux exigences de la flotte ICAP.
• Gérer une équipe de tous les chauffeurs du projet CODPHIA de ICAP.
• Superviser les véhicules de location depuis l'inspection sur demande jusqu'au travail sur le terrain.
• Superviser la formation et le suivi des nouveaux chauffeurs et du personnel de la flotte pour qu'ils accomplissent leurs tâches d'une manière conforme aux normes de l'organisation.
• Assurer un effectif adéquat et l'utilisation d'heures supplémentaires pour les chauffeurs afin de maximiser l'efficacité du service administratif.
• Développer des procédures pour établir et contrôler les avances de voyage des chauffeurs pour les bureaux centraux et de l'arrière-pays.
• Effectuer des évaluations annuelles des performances des subordonnés directs, fournir des commentaires individuels pour améliorer les performances et initier des mesures correctives en réponse aux problèmes de personnel.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur.

QUALIFICATIONS, CONNAISSANCES ET COMPETENCES

Qualifications, connaissances et compétences:

• Formation requise : Diplôme minimum de 3 ans en Gestion et Administration des Affaires. Orientation: Gestion de transport/gestion de flotte ou certificat avancé en gestion de flotte avec 5 ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Expérience professionnelle requise : Minimum 4 ans dans la gestion et la coordination d'une grande flotte pour une organisation similaire;
• Expérience de supervision requise:au moins 2ans de supervision du personnel de la flotte, y compris les chauffeurs.

De bonnes compétences en mécanique sont un atout supplémentaire

• Capacité à prendre des décisions sous pression
• Bonne compréhension commerciale
• Maîtrise de l'informatique – programme Microsoft Office (Word, Excel, Project Scheduler, PowerPoint), Internet, courrier électronique
• Expérience de travail dans un environnement multiculturel
• Familier avec la sécurité des télécommunications et les facteurs environnementaux
• Capacité à favoriser des objectifs axés sur l'équipe.

Exigences de voyage

Jusqu'à 30 % dans les zones d'intervention en dehors du lieu de travail.