Responsable Administratif (ive) et Logistique

Fondé en 1994 à Montréal, le Bureau international des droits des enfants, « Le Bureau » ou « l’IBCR » est une organisation internationale non gouvernementale œuvrant pour la protection et la promotion des droits de l’enfant dans le monde.

Animé par l’idéal d’un monde où les droits de l’enfant sont une réalité, le Bureau cherche à contribuer à la promotion et à la protection de ces droits en demeurant fidèle à ses valeurs : le Respect, l’Intégrité, l’Innovation et le Professionnalisme.

DESCRIPTION DE POSTE

• Lieu de travail : Kinshasa
• Responsable hiérarchique : Representant pays
• Statut : Temps plein
• Date de prise de poste : Février 2025

Sous la supervision directe du/de représentant.e.s-pays et la collaboration fonctionnelle de l’agent.e en approvisionnement et logistique, la ou le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les autres membres du projet et du siège social à Montréal. Le/La Responsable Administratif.ve et Logistique joue un rôle clé dans le maintien de l'efficacité opérationnelle et dans la mise en œuvre des projets en assurant une gestion administrative, logistique et des ressources en conformité avec les standards de l’IBCR. Il/Elle est responsable de la bonne gestion administrative et logistique du bureau IBCR-RDC, dans le respect des procédures et politiques du Bureau.

Responsabilités

Volet Administration générale du bureau :

• Coordonner les liaisons administratives avec les autorités, partenaires externes, membres de l’équipe, selon les directives du chef de bureau projet.
• Veiller à ce que le bureau soit en conformité avec Les normes légales, notamment en ce qui concerne les administrations publiques, les institutions du travail et de l’immigration (visas, bail, assurance, inspection du
  travail etc.)
• Assurer l’accueil des visiteurs et réception téléphonique, ainsi que la gestion et le suivi du courrier et des visites.
• Préparer et transmettre les dossiers de paiement en lien avec les services d’administration publique (à l’exception des impôts) à la personne responsable des finances dans des délais raisonnables pour leur
  traitement.
• Gérer la conformité, l’archivage et le renouvellement des contrats de bail, d’assurance de responsabilité civile, ainsi que tous les documents officiels liés aux locaux bureau et aux domiciles de l’IBCR.
• Superviser le suivi des contrats et contrat cadre, ainsi que les procédures de résiliation et de renouvellement pour le Bureau de la RDC, tout en garantissant le respect des lois nationales, des procédures internes de l’IBCR, et des échéances contractuelles.
• Respecter et appliquer les procédures d’archivage institutionnels physique et en ligne sur APCOt - et en assurer l’application pour la documentation administrative et logistique.
• Collaborer, à la demande du RP, au processus de recrutement

Volet Achats :

• Gérer les achats et appels d’offre du Bureau et du projet, conformément aux procédures de l’IBCR (mise en concurrence, rédaction des contrats de service / d’achat, des bons de paiement, des bons de commande) jusqu’à réception et préparation du dossier de paiement du fournisseur auprès de la personne responsable des finances.
• Superviser la réception des achats et prestations de services, en collaboration avec la personne demandeuse et la/le représentant.e.s-pays, dans le respect des procédures ;
• Vérifier, en collaboration avec la personne responsable des finances, les informations sur le fournisseur avant son enregistrement dans le système financier ;
• Sensibiliser les fournisseurs au code de conduite du Bureau et le mécanisme de signalement afférent à la signature des contrats ;
• Protéger les intérêts du bureau dans toutes les démarches de contractualisation avec les fournisseurs.
• Représenter le Bureau dans ses relations avec les fournisseurs

Volet Équipements :

• Gérer les équipements durables, incluant les ordinateurs et le suivi de fonctionnement du réseau informatique et les télécommunications en tant que point focal en technologie de l’information, en collaboration directe avec l’agent.e en approvisionnement et logistique du siège.
• Superviser la réalisation de l’inventaire des équipements du Bureau fait par le chauffeur magasinier, et faire un rapportage au siège, dans le respect des procédures IBCR.
• Tenir et mise à jour régulière d’un registre des actifs pour assurer un suivi clair de la propriété du matériel.
• Superviser la bonne gestion du/des véhicules, incluant la validation du log-book, de la carburation et des services d’entretien, rempli par le chauffeur magasinier.

Volet Préparation logistique :

• Participer activement à la préparation et au déroulement de toutes les missions / ateliers de travail pertinentes à la mise en œuvre du projet.
• Superviser logistiquement les événements spéciaux, tels que des conférences ou ateliers régionaux importantes.
• Appuyer, à la demande de la/du représentant.e.s-pays, l’équipe technique dans les tâches logistiques lors des ateliers du projet (organisation de la salle, achats de matériel, commande des repas, etc.).

Volet Services généraux :

• Gérer les services généraux du Bureau, incluant l’évaluation des besoins en fournitures, petites réparations et autre matériel nécessaire au bon fonctionnement du Bureau, dans le respect des procédures IBCR.
• Veiller au respect des normes infrastructures de l’IBCR sont appliquées et les vices de forme reportées à la/le représentant.e.s-pays et au Responsable Santé-Sécurité du siège, si pertinent.
• Servir de point focal pour les relations avec le propriétaire des locaux en assurant les communications et le suivi.
• Superviser la personne et/ou firme responsable de l’entretien ménager et garantir la bonne qualité des services dans le respect des normes de santé et sécurité.
• Superviser la propriété de toutes les installations ainsi que la mise à disposition de la cafétéria du bureau;

Autres taches reliées au poste :

• Appuyer, à la demande de la/le représentant.e.s-pays, la gestion des événements liés à la sécurité.
• Effectuer toute autre tâche en lien reliée à ses compétences et au bon fonctionnement du Bureau

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES

Exigences

• Diplôme universitaire en administration des affaires, gestion, logistique ou domaine connexe.
• Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire
• Excellente maitrise du français et de la langue locale officiel, parlé et écrit
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment les logiciels de gestion administrative et financière (SharePoint, Excel, etc.).
• Connaissance des cadres juridiques locaux liés au travail, à l'immigration et aux normes d'infrastructure.
• Compétences solides en communication interpersonnelle et en gestion des priorités.
• Capacités prouvées à travailler sous pression et à respecter les délais. Sensibilité aux diversités culturelles et à l'égalité entre les hommes et les femmes Engagement aux valeurs de l'IBCR

Atouts

• Compétences en communication (prise de vues, infographie, etc)
• Brevet secourisme
• Expérience dans la gestion de sécurité

A noter : Les candidature féminines sont encouragées. Les candidatures retenues feront l'objet de vérifications du dossier criminel et d'un contrôle des références

INFORMATIONS GÉNÉRALES

AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Lieu de travail à Kinshasa
• Contrat national
• Emploi à temps plein
• Contrat à durée déterminée (12 mois)
• Une équipe engagée et dynamique, dans un environnement multilingue et international

COMMENT POSTULER

Pour être prise en compte, votre candidature doit obligatoirement inclure :

• Une lettre de motivation
• Votre curriculum vitae
• Les coordonnées complètes de trois références récentes
• Le Formulaire de recrutement complété, disponible sur notre site internet : http://www.ibcr.org/fr/emploi/
• Vos attentes salariales

Faire parvenir votre dossier complet à l'adresse rh@ibcr.org à l'attention des ressources humaines.

Le Bureau international des droits des enfants vous remercie pour votre intérêt à rejoindre l'équipe et communiquera avec vous si votre candidature est retenue.