Assistant (e) Exécutif (ve)

• Titre du poste : Assistant(e) Exécutif/ve
• Type de contrat: Contrat à durée déterminée de deux ans avec possibilité de renouvellement
• Lieu d’affectation: Kinshasa
• Grade: PG 9
• Date d’entrée en fonction: A fixer

L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) lance un appel aux candidatures pour le poste d’Assistant(e) Exécutif/ve au niveau national. L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) est une institution à but non lucratif qui génère des innovations agricoles pour répondre aux défis les plus pressants de l’Afrique, entre autres : la famine, la malnutrition, la pauvreté et la dégradation des ressources naturelles. En collaboration avec divers partenaires en Afrique subsaharienne, l’IITA contribue à l’amélioration des moyens de subsistance, de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, à la création des emplois et à la préservation de l'intégrité des ressources naturelles. L’IITA est membre du Groupe Consultatif International de la Recherche Agricole (CGIAR), un partenariat mondial de recherche agronomique pour un avenir dans la sécurité alimentaire.

Pour plus d'informations sur l'IITA, veuillez visiter notre site :

https://www.iita.org/

Description du poste :

L’Assistant(e) Exécutif/ve aura la responsabilité d’apporter un soutien efficace au Directeur Régional et à l’Administratrice Régionale de l’IITA en RDC afin de garantir le bon fonctionnement de la station et l’exécution des programmes. Cela comprend toute assistance administrative, logistique, et la gestion du programme du Directeur Régional, de l’Administratrice Régionale, et à d'autres membres du personnel technique, ainsi que la planification et la coordination des activités administratives (réunions, suivi, ateliers, voyages, etc.).

Principales fonctions et responsabilités :

Secrétariat

• Programmer les réunions et les rendez-vous du Directeur Régional et l’Administratrice Régionale ;
• Gérer l’agenda du Directeur Régional et l’Administratrice Régionale ;
• Recevoir des visiteurs du Directeur Régional et l’Administratrice Régionale au bureau;
• Accuser réception des correspondances et des rapports, et rédiger les versions préliminaires des correspondances à signer;
• Maintenir et mettre à jour la liste d’adresses pour la station;
• Agir en tant que point de contact pour le personnel et les parties prenantes externes;
• Traiter et orienter les courriers et les colis ou livraisons;
• Coordonner la traduction, la correction et l'édition des documents selon les besoins;
• Organiser les voyages;
• Gérer les Nettoyeurs du point de vue entretient des bureaux et des installations sanitaires;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions d'équipe et des réunions régulières avec l'aide du personnel technique, selon les besoins;
• Faciliter les relations avec les institutions gouvernementales et les autres partenaires.

Administration de projets

• Assister le Directeur Régional dans la coordination et la mise en œuvre des projets;
• Fournir un soutien au Directeur Régional dans la gestion des partenaires, y compris le suivi des rapports financiers et techniques;
• Contribuer au suivi des projets, notamment en effectuant en coordonnant la soumission des rapports mensuels
• Participer à la compilation des rapports techniques de la station;
• Toute autre tâche liée au programme et à l'administration du projet, telle que déterminée par les superviseurs.

Expérience, formation et compétences

Le candidat, de nationalité congolaise, devra remplir les conditions ci-après:

• Avoir au moins un diplôme du niveau supérieur (BAC 5) en administration, ou domaine similaire ;
• Avoir une expérience éprouvée d’au moins 5 ans dans le domaine, de préférence dans une organisation ou ONG internationaleou un projet financé par les bailleurs des fonds internationaux ;
• Avoir une connaissance avancée des programmes bureautiques de base (à savoir MS Office, Excel);
• Avoir la capacité et l’expérience de travailler dans un environnement diversifié et multiculturel avec plusieurs nationalités;
• Avoir d’excellentes aptitudes à communiquer verbalement et par écrit en Français et en Anglais;
• Être capable de travailler avec le minimum de supervision;
• Avoir de très fortes capacités de travail (en équipe et autonome);
• Être non conflictuel et avoir l’esprit d’initiative;
• Être loyal et digne de confiance;
• Accepter le cas échéant de travailler sous pression.

Composition du dossier et dépôt des candidatures

Les dossiers seront composés d’une lettre de demande d’emploi, d’une lettre de motivation d’une page maximum, d’un cv actualisé avec trois personnes de référence (avec leurs contacts téléphoniques et adresses mails), et une copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM pour les candidats sans emploi. Ces dossiers doivent être adressés à l’attention de Monsieur le Représentant Résident et envoyés en ligne à l’adresse iita-kinshasa@cgiar.org au plus tard le 3 mai 2024 à 16 heures.

N.B. Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour le test et/ou l’interview.

Les candidatures féminines sont encouragées.

Fait à Kinshasa, le 24 avril 2024