Consultance pour le renforcement des capacités en Gestion Hospitalière en faveur des Centres Hospitaliers Bulenga de la Fondation PANZI

LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES.

Contexte

Cadre de la consultance

En 2008, le Dr. Denis Mukwege (prix Nobel de la paix 2018) crée la Fondation PANZI RDC, avec la volonté que celle-ci puisse relayer son action et celle de son équipe de l’Hôpital général de référence de PANZI, auprès des survvant.e.s de violences sexuelles et basées sur le genre à travers le pays et en dehors. C’est dans cette optique que les centres hospitaliers de Bulenga a été construit comme lieux de diffusion du modèle holistique ‘One Stop Center » initié par le Dr Mukwege, permettant ainsi de rapprocher les soins de santé aux survvant.e.s de violences sexuelles et basées sur le genre vivant en milieu rural isolé.

Le modèle holistique mis en place à l’initiative du Dr Mukwege (Prix Nobel de la Paix 2018), et internationalement reconnu, permet de soigner les survvant.e.s des VBG et de les aider à se reconstruire d’une façon pérenne, après leur passage à l’hôpital, grâce à la possibilité d’avoir accès, dans un même lieu, à une prise en charge médicale, psychologique, socio-économique et/ou légale (juridique et judiciaire). Les établissements proposant cette prise en charge holistique sont dénommés « One Stop Center – OSC » ou « Guichet Unique ».

Le 2 mai 2017, la Fondation Denis Mukwege, la Fondation PANZI RDC, l’Institut Francophone pour la Justice et la Démocratie et la Fondation Pierre Fabre ont uni leurs forces pour promouvoir le modèle de prise en charge holistique des victimes de violences sexuelles et basées sur le genre préconisé par le Dr Mukwege (signature d’une lettre accord).

Ainsi, depuis mai 2018, un projet de prise en charge holistique des survvant.e.s de violences sexuelles et basées sur le genre a été mis en place au sein du centre hospitalier de Bulenga (Sud Kivu, région de Minova) dont les activités de prise en charge gratuite, médicale et psychologique, des victimes sont entièrement financées par la Fondation Pierre Fabre. Ce projet, d’une durée initiale de 2 ans, a vu son action se prolonger d’une année supplémentaire, après accord novembre 2020 d’un financement complémentaire afin de poursuivre les activités de prise en charge et de mener les réflexions nécessaires à la construction d’une phase II du projet.

Les résultts issus de la mission d’évaluation conduite par le Dr Alain Forest ont permis d’identifier les axes prioritaires d’intervention pour la poursuite du projet en phase II, proposée sur une durée de 5ans. Cette phase II du projet de soutien à la diffusion du modèle holistique de PANZI au sein du Centre Hospitalier de Bulenga se veut innovante dans la mesure où la logique d’intervention ne se base plus uniquement sur la prise en charge des victimes des violences basées sur le genre, mais s’étend à la promotion de la santé materno-infantile, en permettant le renforcement de l’offre de soins en santé sexuelle et reproductive.

Cette phase II s’inscrit en lien et en cohérence avec la stratégie nationale de lutte contre les violences sexuelles et basés sur le genre et la santé maternelle et infantile, ainsi que la stratégie d’intervention de la Fondation PANZI.

Ce projet a donc pour ambition de permettre à la Fondation PANZI RDC de poursuivre la diffusion de son modèle à d’autres structures de santé en vue d’en faire des lieux de référence de prise en charge des victimes des violences sexuelles et basées sur le genre, autonomes et intégrés dans le système sanitaire.

L’objectif global du projet est de contribuer à l’amélioration des conditions de vie des femmes dans la zone de santé de Minova, par un meilleur accès à une Santé reproductive responsable et à des soins inhérents de qualité, en particulier en milieu rural.

Il sied de mentionner que la phase II est un projet pluriannuel financé par la Fondation Pierre Fabre et qui a commencé le 1er octobre 2021 et se terminera le 31 décembre 2025. Le contrat de financement prévoit une série de formations à l’intention du personnel de santé des centres hospitaliers et différentes structures sanitaires de la zone de santé, en l’occurrence le CH Bulenga.

L’un des objectifs de cette phase II du projet est de renforcer les capacités de la Fondation Panzi pour la mise en place d'un management et d'une gestion du CH Bulenga en particulier comme unité de prestation de soins, visant une plus grande autonomie.

Description et motivation de la mission

Le consultant.e expert.e en gestion hospitalière s’adressera à l’ensemble de l’équipe de gestion du centre hospitaliers Bulenga dans le but de comprendre la situation actuelle, relever les forces, les opportunités, les faiblesses et menaces et d’améliorer le fonctionnement interne, le management, la gouvernance de l’établissement, de leurs services ainsi que de leurs unités de soins.

Pour mieux répondre à sa mission d’extension du modèle holistique à travers le pays, la Fondation PANZI a construit le Centre Hospitalier de Bulenga (avec 65 lits) dans la zone de santé de Minova à environ 120 km de Bukavu.

Le déploiement d’un management hospitalier participatif, incluant les notions de gestion des institutions de santé, la gestion des ressources humaines, la gestion des stocks, la supervision, la gestion financière et comptable, la gestion des déchets, la gestion des soins et la disponibilité, ainsi que la réactivité dans la gestion des problèmes quotidiens permettra d’améliorer la gouvernance hospitalière et la gestion générale de cet établissements médical qui est en croissance.

Le renforcement des capacités en gestion hospitalière attendue sera adapté aux besoins identifiés par l’équipe cadre du Centre Hospitalier Bulenga. Pour ce faire, il sera procédé à un diagnostic institutionnel qui déterminera les aspects de gestion hospitalière à renforcer.

Ce renforcement de capacités adaptée au contexte et aux besoins identifiés sera bénéfique aux gestionnaires de l’établissements hospitalier et leurs collaborateurs (dont notamment les chefs des services, les cadres administratifs, les soignants, etc) à appréhender les bonnes pratiques et évolutions attendues de la gestion et gouvernance institutionnelle aux pratiques managériales de proximité. Le consultant en gestion hospitalière touchera entre autres sur les bonnes pratiques et les outils de gestion pour accompagner ce déploiement et atteindre le la performance souhaitée et finir par l’élaboration d’un plan d’établissement en collaboration avec l’équipe cadre du centre hospitalier Bulenga.

Convient-il de signaler que les facteurs organisationnels, les facteurs managériaux, la gouvernance, le contrôle de la gestion, la mise en place d’une démarche participative, qui feront partie du contenu de la formation envisagée sont des déterminants majeurs de la qualité de vie au travail et de la qualité des soins : « Mieux manager pour mieux soigner », dit-on.

La mission assignée au consultant s’inscrit ainsi dans le cadre de renforcement des capacités de la gestion hospitalière (incluant notamment la gestion prévisionnelle, la formalisation d'un projet d'établissement, l’élaboration d'un budget prévisionnel annuel et la mise en place d'un suivi budgétaire propre au CH Bulenga.).

Il s’agira d’une mission d'un expert en gestion hospitalière prévue pour environ trois semaines (détails dans la note méthodologique à proposer par l’Expert) pour orienter cet établissement médical de la Fondation PANZI à une grande autonomie.

Portée de la mission

Cette mission ciblera principalement l’équipe de gestion du Centre Hospitalier Bulenga de la Fondation PANZI qui va bénéficier du renforcement des capacités en gestion hospitalière (à savoir le Médecin directeur, l’Administrateur gestionnaire, le Médecin Chef de Staff, le Comptable, les différents responsables des services) bien que d’autres membres du personnel soignant, administratif et technique pourraient y être associé à un certain niveau et en fonction du thème. A ces participants s’ajouteront quelques Staff du programme de la Fondation PANZI (notamment la qui seront désignés selon disponibilité et intérêt à suivre cette formation. Le nombre des participants ne dépassera pas un maximum de 25 personnes.

Objectifs de la mission

L’objectif de cette mission est de renforcer les capacités de la Fondation PANZI pour la mise en place d'un management et d'une gestion de ses établissements hospitaliers à savoir les CH Bulenga, comme une unité de prestation de soins, visant une plus grande autonomie.

Grâce à l’expertise du consultant à recruter, l’équipe managériale du centre hospitalier Bulenga acquerra de connaissances sur la gouvernance hospitalière ; des outils de pilotage et de contrôle de la gestion et gouvernance hospitalière seront ainsi mis à leur disposition.

Ce renforcement de capacités en gestion hospitalière permettra notamment de :

• De comprendre le cadre conceptuel en termes du Leadership, de Management et de la Gouvernance des établissements hospitaliers de la Fondation PANZI (CH Bulenga) à travers un audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel ;
• Améliorer la gestion des ressources financière, matérielle et humaine de cet établissement hospitalier ;
• Définir les outils et procédures de gestion, et suivre leur mise en œuvre au sein du centre hospitalier ;
• Capaciter les gestionnaires de cette structure dans l’élaboration des budgets prévisionnels ;
• Renforcer les capacités des gestionnaires de ces structures sur l’autonomie financière afin de pouvoir disposer dans l’avenir des fonds propres sans compter sur les appuis extérieurs.
• Définir une stratégie de mobilisation et de gestion des recettes pour ces établissements ;
• Accompagner ces structures pour la mise en place d’un organigramme fonctionnel en leur sein et pour la rédaction d’un plan d’établissement sur les 5-10 prochaines années.

Approche méthodologique de la mission

La Fondation PANZI cherche à recruter un consultant disposant d’une expertise en gestion hospitalière pour une mission ne dépassant pas trois semaines.

Basé sur son expérience du passé, le consultant définira la méthodologie pertinente et appropriée à la tâche demandée. Le consultant est encouragé à utiliser une méthode de travail participative et interactive (i.e. en alternant des sessions de « brainstorming », séances pratiques d’études de cas, et sessions de partage de contenus et d’apports théoriques).

Nous encourageons au consultant d’envisager un diagnostic institutionnel qui pourra guider le renforcement de capacités à réaliser. L’outil PDSS serait envisageable pour mener ce diagnostic qui se focalisera sur le Leadership, de Management et de la Gouvernance des établissements hospitaliers de la Fondation PANZI.

Grâce à l’outil « Partner scan » ou « radioscopie de l’organisation », le Consultant sera en mesure d’obtenir les scores par rapport aux dimensions de l’audit institutionnel : Evaluation administrative, Performance opérationnelle, Performance financière et la Bonne gouvernance.

La Fondation PANZI préconise que le renforcement des capacités se fasse de manière plus pratique sous forme d’accompagnement technique et/ou coaching. En fonction des domaines de renforcements de capacités prévus, le consultant mettra à disposition des Experts en la matière (Finance, RH, Administration, performance organisationnelle, etc) et finir par l’élaboration d’un plan d’établissement.

Bref : la démarche méthodologique sera présentée en détail dans la note technique à présenter par les consultants soumissionnaires et fera l’objet de l’appréciation de l’offre.

Contenu du renforcement des capacités

Comme pour la méthodologie, le contenu du renforcement des capacités sera défini par l’Expert consultant et inclura le diagnostic institutionnel et organisationnel des établissements hospitaliers concernés. Ce contenu sera bien sûr en lien clair avec la gestion hospitalière et devra inclure notamment :

• Le Leadership, le Management et la Gouvernance des établissements hospitaliers
• La Gestion des ressources financière, matérielle et humaine de ces établissements hospitaliers ;
• La Définition des outils et procédures de gestion hospitalière ;
• Le Renforcement des capacités de l’équipe de gestion sur l’élaboration d’un budget prévisionnel et d’un plan d’établissement
• Le Tableau de bord de gestion hospitalière
• La Gestion comptable et financière d’un établissement de santé
• Contrôle de gestion et de pratiques managériales d’un établissement de santé
• Etc

Les produits/résultats attendus de cette mission

A l’issue de cette mission, les résultats ci-après sont attendus :

• Une formation en gestion hospitalière est réalisée auprès de l’équipe cadre du Centre Hospitalier Bulenga et ses collaborateurs (chefs de services)
• Un diagnostic institutionnel du centre hospitalier Bulenga est réalisé afin de cerner la performance administrative, la performance opérationnelle, la performance financière et la bonne gouvernance ;
• Un accompagnement technique est assuré par l’Expert en faveur du Centre Hospitalier Bulenga sur la gestion hospitalière incluant la gestion prévisionnelle, la formalisation d'un projet d'établissement, l’élaboration d'un budget prévisionnel annuel et la mise en place d'un suivi budgétaire propre ;
• Des outils de gestion ou de gouvernance de ces établissements sont développés en lumière avec le PDSS incluant un plan d’établissement hospitalier ;
• Un guide pratique/tableau de de bord de gestion hospitalière est mis à la disposition de l’équipe gestionnaire du Centre hospitalier Bulenga ;
• L’équipe est accompagnée dans l’élaboration de leurs plans d’établissement.
• La gestion des ressources humaine, financière, matérielle de ces établissements hospitaliers sont améliorées à travers la mise en place d’un manuel de procédures de gestion au sein de ces deux établissements hospitaliers ;
• Les gestionnaires de ces structures sont renforcés sur l’autonomie financière afin de pouvoir disposer dans l’avenir des fonds propres sans compter sur les appuis extérieurs.
• Une stratégie de mobilisation et de gestion des recettes pour ces établissements est définie et mise en application ;
• L’équipe est accompagnée dans la mise en place d’un organigramme fonctionnel en leur sein.

Livrables de la mission

En plus des résultats attendus ci-haut mentionnés, le (la) consultant.e fournira les livrables suivants :

• Elaborer une note technique et méthodologique selon les consignes détaillées dans ces termes de référence ;
• Formation de l’équipe cadre du centre hospitalier Bulenga
• Réaliser un audit/diagnostic institutionnel du centre hospitalier Bulenga de manière participative avec le personnel de dits établissements ;
• Assurer un accompagnement technique et pratique de gestionnaires de ce dit établissement en mettant en place différents outils de gouvernance et de gestion ; élaboration d’un plan d’établissement du centre hospitalier
• Rédiger et soumettre la première version provisoire du rapport de la mission comprenant la partie diagnostic institutionnel et celle en rapport le renforcement de capacité en gestion hospitalière avant la fin du mois de décembre 2023
• Animer un atelier de restitution des résultats de la mission et de validation du rapport de l’évaluation finale avec l’équipe du projet, des CH Bulenga, de la Direction des programmes et l’administration de la Fondation PANZI ;
• Soumettre la version finale du rapport de la mission intégrant les remarques, commentaires ou corrections proposés lors de l’atelier de restitution au plus tard dans les deux premières semaines du mois de janvier 2024.

Calendrier de la mission

En fonction du volume travail demandé et la méthodologie proposée dans la note technique, le Consultant devra proposer un calendrier opérationnel de la mission dans période ne dépassant pas trois semaines au cours du mois de décembre 2023.

Le calendrier devra tenir compte des livrables attendus pour la mission.

Une séance de travail, de compréhension et documentation sur l’établissement à renforcer devra être prévue dans le calendrier ; elle devra s’organiser au Bureau de la Fondation PANZI à Bukavu.

Sous réserve de modification et adaptation selon l’appréciation du consultant.e le calendrier suivant pourra être suivi pendant l’exécution de cette mission

1 jour - Une séance de travail, de compréhension et documentation sur l’établissement à renforcer devra être prévue dans le calendrier ; elle devra s’organiser au Bureau de la Fondation PANZI à Bukavu.

9 jours - Formation en management hospitalier à l’équipe du centre hospitalier Bulenga

4 jours - Diagnostique institutionnel (forces, faiblesses, opportunités et menaces du centre hospitalier)

4 jours - Elaboration d’un plan d’établissement avec l’équipe du centre hospitalier Bulenga

3 jours - Elaboration de rapport de la mission et restitution à l’équipe cadre de Bulenga

Budget de la mission

Le Budget de la mission sera proposé par le consultant sur la base de l’ampleur du travail à fournir et du barème des honoraires jugé acceptable.

Le Budget devrait inclure notamment sans s’y limiter les charges suivantes :

• Honoraires du (des) Consultant.s
• Le transport du (des) Consultant.s
• Le logement en ville ou à l’interieur du (des) Consultant.s
• La restauration du (des) Consultant.s
• Le support pédagogique ;
• Les rafraichissements pour les participants aux séances de renforcement de capacités, si nécessaire.
• Tout autre frais que le consultant juge indispensable pour la réalisation apaisée de la mission.

Equipe de la mission

Composition, rôles et responsabilités de l’équipe de la mission

L’équipe de la mission sera composée d’un (e) ou plusieurs consultant (e)s.

Le/la consultant (e) principal (e) sera responsable de la mission du début à la fin et devra le cas échéant, gérer l’équipe sous la supervision de la Direction des Programmes de la Fondation PANZI RDC, pour le diagnostic institutionnel, le renforcement des capacités en gestion hospitalière, l’élaboration d’un plan d’établissement et la production du rapport en français.

Il/elle devra s’assurer que toute l’équipe de la mission suit les conseils sécuritaires fournis par la Fondation PANZI RDC.

Les éventuels autres consultant (e)s travaillent sous supervision du/de la consultant(e) principal(e). Le/la consultant(e) principal (e) est responsable de répartir les tâches parmi les autres consultant(e)s.

Formation / Education / Qualification du Consultant

• Diplôme Universitaire/Post universitaire (Master) en Gestion Hospitalière ;
• Diplôme universitaire ou post universitaire en Santé Publique avec un focus sur le Management de Institutions de santé ;
• Tout autre diplôme pertinent à la mission.

Compétences requises

Les compétences requises de l’Expert(e)s sont :

• Une expérience d’au moins cinq ans en Gestion Hospitalière (pour le consultant principal) dans un contexte de la RDC ou d’un pays de la région au contexte similaire ;
• Une forte expérience de travail et/ou de connaissance dans le système sanitaire de la RDC ;
• Une Maitrise du PDSS ;
• Une forte expérience dans l’évaluation et accompagnement des programmes dans le secteur de la santé ;
• Une bonne connaissance sur l’approche holistique de prise en charge des violences sexuelles et basées sur le genre ;
• Une connaissance approfondie de l’égalité de genre et de l’autonomisation des femmes ;
• Un engagement profond à fournir des résultats rapides de haute qualité, par exemple à travers une évaluation crédible et un rapport qui peut être utilisé pour les objectifs indiqués ;
• Une bonne expérience en gestion d’équipes et en gestion de projet, ainsi que des capacités ; interpersonnelles et de communication qui aident à garantir que l’évaluation sera comprise et utilisée ;
• De bonnes compétences en communication et une aptitude à communiquer avec divers interlocuteurs et à exprimer de façon concise et claire des idées et des concepts ;
• Une bonne connaissance de la région (Sud Kivu) du contexte de l’Est de la RDC est exigée ;
• Des compétences linguistiques : une parfaite maitrise du français exigée et une bonne maitrise du swahili serait un atout.

Comment postuler

Soumission des offres

Dossier de soumission

Le dossier de soumission doit comprendre :

• Une offre technique comprenant :
• Une note méthodologique détaillée et pertinente à la tâche demandée pour cette mission ;
• Les CVs actualisés de tout(e)s les consultant(e)s et détaillés avec trois références par consultant(e) ;
• Une lettre de référence écrite par la direction d’une Organisation / Etablissement hospitalier dans la région des Grands Lacs (avec au besoin) le rapport que le consultant(e) principal(e) a dirigée, annexé (en dur / numérique) dans le secteur de la gestion hospitalière ;
• Une offre financière comprenantune proposition financière détaillée en USD, incluant tous les frais envisagés.

Dépôt du dossier

Le/la consultant(e) / Expert.e en Gestion hospitalière intéressé.e sera demandé.e d’adresser un dossier de soumission à l’adresse suivante : recruitment.hr@panzi.org , au plus tard le 03 Décembre 2023 avec comme objet : « Consultant.e _Gestion Hosp_CH Bulenga_Projet FP-FPF2 »

Les dossiers incomplets et tardifs seront écartés de la procédure de sélection.