Officier(ière) Senior Mecanicien.ne et Flotte Automobile

DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION:

Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu(Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI). Un nouveau Programme est actuellement mis en œuvre dans les zones de santé de Kalonda Ouest, Kitangwa et Nyanga de la province du KASAI.

En 2022, nous avons atteint 2,2 millions de personnes par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d'intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d'eau et assurer un accès équitable aux services d'eau, d'assainissement et d'hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l'Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d'urgence aux populations déplacées, retournés et les familles hôtes.

Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l'une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un.e Officièr.e Senior Mecanicien.ne et Flotte Automobile pour son bureau de Goma.

LES FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTES

Sous la supervision directe du Manager Logistique, l’Officier(ière) Senior Mécanicien(ne) et Flotte Automobile est chargé de la gestion opérationnelle, administrative et technique du parc automobile de Mercy Corps en République Démocratique du Congo. Il/elle est le superviseur direct d’un Assistant Fleet et de tous les chauffeurs de Goma.

Gestion administrative et opérationnelle des véhicules

• S’assurer que tous les véhicules de Mercy Corps disposent des documents administratifs afférents à leur mise en circulations (carte grise, assurance, visites techniques, taxes et cartes de sorties/entrées pour les véhicules traversant au Rwanda, etc.), veiller à leur mise à jour régulière;
• Coordonner, organiser, planifier et gérer la répartition et les affectations des véhicules sur toute la mission de façon à répondre au mieux possible aux besoins des mouvements des différents départements et différentes bases;
• Coordonner l’évaluation des besoins en chauffeurs, le développement de leurs plannings de travail et en assurer le suivi de leur mise en œuvre;
• S’assurer que les chauffeurs comprennent bien les politiques de Mercy Corps en matière de conduite et d’utilisation des véhicules;
• S’assurer que les chauffeurs utilisent correctement les outils et documents de bord des véhicules, qu’il remplissement correctement les Log Sheets et tous les différents formulaires de bord;
• S’assurer que les chauffeurs comprennent et respectent le système d’enregistrement des mouvement et d’encodage des Log sheets des véhicules;
• Centraliser, vérifier et compiler les données encodées et les soumettre à son superviseur dans le délai pour le rapportage mensuel;
• Faire le suivi de consommation de carburants, lubrifiants, des réparations et entretiens de chaque véhicule et encoder systématiquement les données;
• Coordonner et communiquer efficacement avec le personnel et les chauffeurs pour assurer la mise en œuvre effective du système de réservation et de mise à disposition des véhicules via l’application Podio;
• Organiser, classer, archiver et gérer toute la documentation de la flotte;
• Assurer la gestion des chauffeurs de Goma, renforcer leurs capacités en connaissance et maîtrise des politiques et procédures de Mercy Corps, créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel et épanouissant pour les chauffeurs;
• Compiler les données et élaborer le rapport de la gestion de la flotte, effectuer une analyse technique et économique des données de la flotte et faire des recommandations pour des actions correctives nécessaires et cas de surconsommations et de surcoûts opérationnels.

Gestion technique et mécanique des véhicules:

• Il/elle suit et analyse les consommations de carburant et supervise les réparations.
• Il/elle analyse les rapports de suivi des bases, les synthétise et les transmet au chef d’équipe logistique.
• S’assurer que le suivi des entretiens des véhicules est en conformité avec les recommandations des constructeurs et du Tableau de Suivi de Mercy Corps ;
• S’assurer de l’organisation des réparations avec les garages agréés par Mercy Corps via les fiches de réparations et analyser les pièces disponibles en stock ;
• S’assurer que tous les disposent des outils et équipements de bord requis et à jour
• Vérifier que la conformité des voitures louées est faite : état intérieur et extérieur, fonctionnement, documentation administrative;
• S’assurer que les véhicules loués soient bien dotés des équipements nécessaires pour le terrain (Kit désembourbèrent, Kit Premiers Secours, etc…) ;
• En relation étroite avec le Service Achat, anticiper la fin de contrat et les éventuels renouvellements ainsi que le suivi administratif des documents du ressort de la logistique ;
• Superviser le contact et les bonnes relations avec les fournisseurs.
• Supervise le ravitaillement des véhicules via les bons de consommation dument signés par les personnes indiquées,
• S’assurer que tous les véhicules disposent des outils et systèmes de traçage et communication (Track 24 ou GPS) en état de fonctionnement;
• Assurer le suivi de la technique et de conduite des véhicules des chauffeurs en contrôlant la vitesse des véhicules;
• Mettre en place un plan de suivi des entretiens et réparations de routines, y compris des systèmes électriques, froid et climatisation de tous les véhicules;
• Faire les diagnostiques des pannes mécaniques et électriques et effectuer directement les travaux de petites réparations et les services A des véhicules;
• Faire la contre contrexpertise des diagnostiques et des devis des garages pour les réparations et recommander des actions appropriées à prendre;
• Faire le suivi des réparations des véhicules auprès des garages et approuver tous travaux de réparations des véhicules avant les paiements des factures des prestataires;
• Vérifier la validité de tous les documents de véhicules, y compris la date d'expiration de l'assurance et d'autres documents administratifs réglementaires;
• Faire les services A et les petites réparations.
• Programmer les rendez-vous d’entretien et de réparation et servir de point focal avec les garages sur les questions d’entretiens et de réparations des véhicules;

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS

• Avoir un diplôme d’études supérieures en mécanique automobile ou tout autre domaine pertinent;
• Avoir au moins 4 ans d’expérience professionnelle comme mécanicien automobile en milieu des ONG/organisations internationales ou avoir travaillé pendant au moins 4 ans en tant que mécanicien auto, dans un grand garage de renommée nationale ou internationale;
• Avoir une excellente connaissance théorique et pratique des composants mécaniques, électriques et électroniques et des systèmes et méthodes de diagnostic des véhicules4X4;
• Avoir une aptitude physique pour effectuer le travail de mécanicien, y compris le manœuvre des outils et équipements lourds de travail mécanique;
• Avoir une bonne expérience dans la planification et la gestion des entretienset le suivi des réparations;
• Avoir une très bonne connaissance des règles de conduite, de sécurité routière et des règles de sécurité générale;
• Avoir une très bonne capacité et des aptitudes solides pour gérer une grande équipe de chauffeurs;
• Avoir une bonne connaissance des outils de communication de sécurité (Track 24, GPS, radio HF, VHF);
• Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion d’un parc automobile de plus de 10 véhicules
• Avoir une bonne connaissance du MS Office (Excel, Word, Outlook, power point, etc.);
• Avoir une excellente maîtrise du français parlé et écrit. La connaissance de l’anglais parlé et écrit est un avantage ;
• Au moins cinq ans d'expérience en tant que chauffeur pour une organisation internationale.
• Avoir le permis de conduire valide et une bonne expérience de la conduite de véhicules 4WD en terrain et zones difficiles.

FACTEURS DE SUCCÈS :

L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et international et les communautés bénéficiaires est fortement demandée. Une habilité démontré de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâchesdans un délai requis sans supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire. La confidentialité, discrétion, l’honnêteté et intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.Être un communicateur parfait et surtout donner les feedbacks à temps.