Coordinateur d'Administration, Finances et Logistique (CAFL)

• Poste : Coordinateur d'Administration, Finances et Logistique (CAFL)
• Lieu d'affectation : Kinshasa, République démocratique du Congo (RDC)
• Statut : Contrat national à durée déterminée
• Clôture des candidatures : Vendredi 24 janvier 2025
• Entrée en fonction dès que possible

Conditions

CDD d'une année; renouvelable en fonction de la disponibilité des financements

Salaire selon la grille salariale nationale et l'expérience du/de la candidat/e

Notre organisation

Avocats Sans Frontières (ASF) est une organisation non gouvernementale internationale créée en Belgique en 1992. ASF soutient l'accès à la justice, la réalisation des droits humains et la lutte contre les injustices dans les pays où les droits humains sont menacés. ASF a des bureaux permanents en République Démocratique du Congo, en Ouganda, en Tunisie, au Maroc, au Niger et en République centrafricaine. La coordination générale se fait à partir du bureau de Bruxelles. Pour plus d'information sur les activités d'ASF, veuillez consulter notre site: www.asf.be

Description des tâches

Fonction Générale

Le Coordinateur d'Administration, Finances et Logistique (CAFL) est responsable de la mise en œuvre des politiques et procédures administratives, financières et logistiques d'ASF, du respect des lois, des règlements nationaux et des obligations contractuelles de la mission ainsi que de la coordination des services de support. Le CAFL travaille sous la supervision de la Directrice Pays et rapporte fonctionnellement au Chargé d'appui aux finances et opérations du bureau de Bruxelles responsable du suivi de la mission RDC.

Responsabilités et Tâches

1. Administration et ressources humaines

• Est responsable de l'administration générale du bureau RDC ;
• Assure la mise en œuvre les procédures et démarches facilitant les prises des décisions administratives ;
• Supervise l'application du cadre de gestion du personnel national ;
• S'assure du respect par le bureau RDC des politiques et procédures administratives d'ASF ;
• Assure le suivi des obligations administratives et fiscales avec les services de l'Etat ;
• Coordonne et assure les démarches liées aux recrutement, suivi, gestion et encadrement du personnel national.

2. Gestion financière et budgétaire

2.1. Gestion comptable

• Supervise et valide la comptabilité du Bureau RDC (contrôle des codes comptables et analytiques, le rapprochement banque et caisses, lettrage, justification des avances) ;
• Supervise le classement et l'archivage des justificatifs des opérations financières et comptables ;
• S'assure que les procédures comptables sont respectées ;
• S'assure de la transmission de la comptabilité dans les délais au bureau Bruxelles ;
• S'assure de l'envoi trimestriel des pièces comptables originales au bureau Bruxelles ;
• Contrôle les coûts et l'éligibilité des dépenses engagées.

2.2. Gestion trésorerie

• Avec l'appui des Gestionnaires Finances et AFL, réalise et compile les prévisionnels de trésorerie en concertation avec le Coordinateur Programme ; et
• Vérifie régulièrement la tenue des caisses.

2.3. Gestion budgétaire

• Elabore la couverture budgétaire du bureau RDC ;
• Met en place une stratégie de cofinancement des projets et s'assure du suivi du risque de cofinancement ;
• Participe à l'élaboration des budgets des projets, les vérifie avant de les transmettre pour validation à la Directrice Pays et au bureau Bruxelles ;
• Avec l'appui des Gestionnaires Finances et AFL, s'assure du suivi des budgets des projets, en lien avec le Coordinateur Projet concerné ;
• Contrôle les rapports financiers et demandes d'avenant, avant leur transmission au bureau Bruxelles pour validation ;
• S'assure du respect des obligations contractuelles des bailleurs de fonds ;
• S'assure du suivi des contrats de financement et de leur bonne gestion budgétaire ; et
• Organise des réunions régulières de suivi budgétaire avec le Coordinateur Programme et la Directrice Pays.

3. Gestion logistique

• Coordonne et supervise le département et équipes logistiques du bureau RDC ;
• Est le garant du respect des procédures d'achat, gestion du parc immobilier, gestion de stock, archivage.

4. Gestion sécuritaire

• Assure le respect par les membres du bureau RDC des politiques et procédures assurant la protection du personnel et des biens d'ASF ;
• Vérifie préalablement avec les acteurs de la sécurité des itinéraires lors des activités sur le terrain ;
• Organise l'accueil des visiteurs et s'assure que tout visiteur reçoit un kit sécu ; et
• Suit l'évolution du contexte sécuritaire et en informe régulièrement la Directrice Pays.

5. Gestion d'équipe

• Planifie, supervise et coordonne le travail de son équipe ;
• Organise des réunions de travail régulières avec son équipe ;
• Définit et met à jour régulièrement les plans de performance de son équipe et évalue les performances de son équipe ;
• Contribue au renforcement des capacités de son équipe.

6. Suivi des dépenses partenaires

• S'assure de l'éligibilité des dépenses partenaires et valide les rapports ;
• Assure l'encadrement, l'appui et la formation des partenaires sur les procédures financières ASF et bailleurs ; et
• Partage au Coordinateur de programme et à la DP les litiges éventuels avec les partenaires.

7. Audits

• Est responsable de la bonne organisation des audits internes et externes ; et
• Assure la mise en œuvre pratique et le respect des recommandations issues des audits internes et externes.

8. Autres

Le CAFL effectue toutes les tâches demandées par son superviseur en rapport avec ses activités.

Le présent document constitue une base de travail, la liste des tâches reprises ci-dessus n'est pas exhaustive et est sujette à des changements consécutifs à la diversité des activités d'ASF, elles-mêmes liées au contexte du pays d'intervention.

Supérieur hiérarchique : Directrice Pays

Supérieur fonctionnelle : Chargé d'Appui aux Finances et aux Opérations de Bruxelles,

Supervision hiérarchique : Comptable, Gestionnaires Administratif, Finances et Logistique bureaux décentralisés, Logisticien, Responsable administratif / Ressources humaines.

Lien fonctionnel : Coordinateur programme, Coordinateur technique, Coordinateurs Projets du bureau de la Coordination et ainsi que les Coordinateurs Projets des bureaux décentralisés.

Ce document est une base de responsabilité, la liste des taches reprises ci-dessus n'est pas exhaustive et est sujette à des changements consécutifs à la diversité des activités d'Avocats sans Frontières, elles-mêmes liées au contexte du lieu d'intervention.

Profil recherché

Etudes et formations :

• Une formation d'études supérieures de préférence en économie, finances, comptabilité ou gestion (niveau Licence minimum, Master préféré).

Expériences :

• Au moins 5 ans d'expérience pertinente dans une fonction similaire au sein d'une ONG internationale.
• Une expérience avérée en gestion financière avancée et des opérations de projets humanitaire ou de développement (sécurité, cycle de gestion de projets, règles bailleurs, etc.) est essentiel.
• Une expérience avérée en appui aux gestion et suivi financière et administrative des partenaires locaux est essentiel.
• Expérience préalable avec des bailleurs de fonds (Union Européenne, Ambassades etc) est essentiel.
• Maitriser des logiciel comptables (Sage BOB 50 ou similaire) est essentiel.

Compétences et savoir-être :

• Intègre. Soucieux de respecter les principes éthiques de l'organisation.
• Dynamique, proactif et autonome.
• Excellent sens de l'organisation, de la planification des priorités.
• Résistant au stress, flexible et disponible.
• Motivation pour le secteur associatif, du développement.
• Rigueur, patience, persévérance, sens de la diplomatie et de la négociation.
• Flexibilité et capacité à gérer le stress.
• Nationalité congolaise.

Pour postuler

Merci d'envoyer le dossier scanné complet en PDF :

• Un CV (3 pages maximum)
• Une lettre de motivation (1 page maximum)
• La copie de vos diplômes universitaires pertinents
• Les contacts de 3 personnes de référence (des responsables directes pour des postes pertinents à cette offre)

CANDIDATURES PAR EMAIL SEULEMENT

Les candidat.e.s doivent postuler par email à rdc-job@asf.be ; avec pour objet « Coordinateur AFL »

Au plus tard le Vendredi 24 janvier 2025 à 17: 00 heures de Kinshasa.

NOTA BENE

Des candidatures pourront être déclarées irrecevables :

• Si le dossier est incomplet
• Si le dossier est envoyé après la date limite
• Si un-e candidat-e ou une personne interposée tente d'influencer, directement ou indirectement, la ou les personne-s en charge de la sélection des dossiers.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Pour des raisons de ressources humaines limitées, seuls les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.e.s par ASF. Merci pour votre compréhension et votre intérêt pour la promotion des droits humains.