Coordinateur (trice) Ressources Humaines et Administration

Description

LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES AINSI QUE L’INCLUSION SOCIALE EN MILIEU DE TRAVAIL

• LA GROSSESSE N’EST PAS UN CRITERE D’EXCLUSION DANS NOTRE PROCESSUS DE RECRUTEMENT
• LE CONGE DE MATERNITE EST DE 18 SEMAINES ET PAYE A 100%
• DES CONDITIONS DE VOYAGE SUR TERRAIN FAVORABLES AUX FEMMES AYANT DES BEBES

N:B Les candidatures doivent être accompagnées du CV de 3 pages au maximum, de la Lettre de Motivation, des diplômes obtenus et des attestations de services rendues, la copie de la carte d’identité ainsi que de la carte Onem.

DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION:

Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI).

Un nouveau Programme est actuellement mis en œuvre dans les zones de santé de Kalonda Ouest, Kitangwa et Nyanga de la province du KASAI.

En 2022, nous avons atteint 2,2 millions de personnes par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d'intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d'eau et assurer un accès équitable aux services d'eau, d'assainissement et d'hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l'Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d'urgence aux populations déplacées, retournés et les familles hôtes.

Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l'une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter Un.une Coordinateur (trice) RH & Administration pour la zone Ituri et Grand Nord (Béni, Bunia et Mambasa).

DESCRIPTION DU POSTE :

Sous la Supervision hiérarchique du Directeur Zone et technique du Directeur RH/ADMIN, le/la Coordinateur (trice) RH & Admin est le point focal de l’ensemble d’activités du Département des Ressources Humaines & Administration sous sa gestion pour les bureaux Mercy Corps Béni, Bunia et Mambasa. Travaillant en étroite collaboration avec le/la Manager légal, le/la Coordinateur (trice) RH & Admin doit s’assurer que le Système de Gestion des Ressources Humaines (GRH) est en adéquation avec les procédures et politiques de MC et la législation congolaise en matière du travail.

Travaillant en étroite collaboration avec le personnel des programmes, des opérations et de la finance, le/la Coordinateur (trice) RH & Admin assure le bon fonctionnement des activités de la Gestion des Ressources Humaines (GRH) & de l’Administration avec l’appui de son superviseur à travers la mise en place et la surveillance du Système de GRH et Administratif. Il s’assure également que le système est bien compris et mis en application par tout le personnel (National & Expatrié), et guide, oriente et renforce les capacités des officiers (ières), des assistant/es RH & Administration sous sa supervision.

Le/la Coordinateur (trice) RH & Admin est principalement responsable de:

• Assurer la bonne exécution des activités liées à la GRH pour le bureau national de Mercy Corps Zone Grand Nord Ituri ;
• Assurer la bonne exécution des activités administratives et des relations publiques avec les partenaires de Mercy Corps dans la zone: Inspection du travail, ONEM, INPP, CNSS etc ;
• Superviser directement l’équipe Admin-RH du bureau national de Mercy Corps de la zone Grand Nord Ituri.

DÉTAILS DES ATTRIBUTIONS:

1. GESTION DES RH

Conception et Mise à jour des Outils de Gestion des Ressources Humaines (GRH) & Gestion de la Performance

• Concevoir et/ou améliorer les outils de GRH avec l’appui du/de la Directeur/trice Adjoint/e des RH/Administration pour la mission MC en RDC et en assurer le suivi tout en appuyant les autres collègues dans leurs utilisations;
• Mettre à jour des outils RH existants en cas de besoin et/ou insuffisance constatée avec l’appui du/de la Directeur/trice Adjoint/e des RH/Administration ;
• Faire le suivi de passation des évaluations des performances à toutes les étapes (Période d’essai,mi-parcours et évaluations annuelles des performances)pour les employés basés dans la zone Grand Nord-Ituri ;
• Informer le/la Directeur/trice Adjoint/e des RH/Administration que les plans d’action individuels soient signés par tous les staffs de son ressort quelques jours après leur embauche ou au moment de renouvellement des contrats ou début des nouveaux cycles des projets;
• Se rassurer que les plans d’amélioration des performances soient mis en place pour les staffs ayant eu de faibles cotations;
• Se rassurer que les Officiers (ières) et Assistant/es RH & ADMIN mettent à jour régulièrement la base de données de suivi des évaluations de période d’essai sur Google Drive.

Rapportage RH & Appui aux Audits RH

• Préparer le rapport RH mensuel sur Ms-Excel pour son ressort tout en respectant les standards mis en place du système de rapportage et le partager avec son superviseur pour compilation des données;
• Rendre disponible, dans le délai requis tous les dossiers demandés par les contrôleurs internes ou les auditeurs externes.

Gestion de dossiers disciplinaires

• En cas de besoin, appuyer le/la Directeur/trice Adjoint/e des RH/Administration et le Manager Légal dans la rédaction des demandes d’explication et des mesures disciplinaires selon la gravité de la fauteprofessionnelle tout en veillant sur la confidentialité ;
• Préparer les notifications d’intérim aux Staffs et en faire le suivi de leur renouvellement dans le cas échéant.

Contractualisation de Staffs Nationaux

• Préparer les contrats de travail de nouveaux Staffs à temps après le checking de la complétude du dossier du candidat recrutéet les Déclarations de Mouvements de Travailleurs (DMT) à l’embauche et au moment de départ de Staffs ;
• Préparer les PAFs(Formulaire d’Action Personnel) pour tous les changements liés au contrat (salaires, postes, bases d’affectation, durée, etc.);
• Préparer les avenants aux contrats de travail de employés nationaux;
• Faire le suivi des Staffs sous STA(Mission de courte durée) en cas de besoin;
• Faire une veille à toutes les modificationsliées au contrat et à sa bonne exécution tout en s’assurant que tout le processus est documenté;
• Appuyer les programmes et d’autres départements dans la rédaction ou revue de memos RH internes.

Salaires, Avantages & Gestion de Congés des employés nationaux

• Préparer le Payroll des employés nationaux ressort de Goma chaque mois tout en se rassurant que le calcul de salaire est fait selon les normes de la législation sociale en RDC;
• S’assurer que toutes les retenues salariales sont bien calculées et conformes à la loi congolaise (IPR, CNSS, ONEM et INPP) et toutes les spécificités sont prises en comptes dans le Payroll (Congé de Maternité, Intérim, etc.)avant le partage de ce dernier à la Finance ;
• Préparer le Solde Tout Compte (STC) de départs chaque mois tout en se rassurant qu’il est calculé dans le délai et en assurer le suivi jusqu’au paiement de celui-ci;
• Orienter les Staffs qui quittent l’Organisation dans les procédures de départs (End of Service Chek list, Timesheet, etc.);
• S’assurer que la gestion de congés de Staffs est en adéquation avec les procédures internes de MC et que les Outils de Suivi de Congés pour les différentes bases de sa province sontmis à jour d’une manière ponctuelle par les Officiers (ières) RH & ADMIN ;
• Partager chaque fin du mois avec son superviseur, les soldes de congés annuels de Staffs de différents départements pour une planification de congés;
• Faire un suivi systématique de l’évolution salariale de chaque employé de MC et faire en sorte que la politique d’évolution salariale basée sur la performance soit bénéfique à tous;
• Répondre à toutes les questions liées aux Salaires et aux réclamations y afférentes;
• Point focal dans la gestion et le suivi de la paie des allocations familiales par la CNSS pour les Staffs de Goma ;
• Veiller à ce que la fixation de salaire tant à l’embauche qu’au moment de révision ou ajustement de salaire des employés, soit en respect de la grille de salaires de MC RDC pour les employés nationaux;
• S’assurer que tous les Staffs délocalisés bénéficient des avantages prévus par la politique en vigueur;
• Se rassurer que les employés signent leurs bulletins dans un délai raisonnable.

Gestion des soins médicaux, bien être des employés et Archivages

• Passer en revue les listes des Staffs et leurs dépendants chaque fin du mois pour les soins médicaux et les transmettre aux structures sanitaires partenaires dans le délai requis après la revue finance et la validation par le/la Directeur/trice Adjoint/e des RH/Administration ;
• S’assurer que les Officier (ières) RH & ADMIN de son ressort s’occupent parfaitement des remboursements des factures des soins médicaux des employés et canalisent les plaintes y afférentes à son superviseur pour prise de décision;
• S’assurer que tous les cas de transfert des malades, de prise en charge médicale dans les zones où MC n’a pas de structures partenaires, de demande de changement de structure médicale sont bien canalisés et gérés;
• Veiller au respect des politiques internes liées à la gestion de soins médicaux;
• S’assurer que tous les employés de son ressort disposent des dossiers physiques simplifiés permettant de répondre aux contrôles étatiques et/ou faire le suivi administratif et que le système de partage des éléments originaux du dossier du personnel à Goma est fonctionnel.

Point Focal pour le logiciel RH (HCM)

• S’assurer que les nouveaux employés sont ajoutés dans le système HCM(Human Capital Management) à l’embauche et que les informations sont correctes;
• S’assurer que les mises à jour de données de Staffs de Goma dans HCM se font d’une manière ponctuelle en cas de promotion, de renouvellement de contrat, de changement de salaire, de base d’affectation, de département, etc.
• Être le point focal dans la formation et le renforcement des capacités de l’équipe RH de son ressort sur l’utilisation du logiciel RH (HCM) ainsi que les Managers nationaux et expatriés sur la gestion des formations à travers Talent Development;
• Être le point focal entre l’équipe HCM du siège et les utilisateurs pour les Staffs de Goma ;
• S’assurer que les contrats & les évaluations des performances sont bien archivées dans le profil de chaque Staff sur HCM (Pour sa province) et que les départs sont désactivés par le HRM d’une manière ponctuelle.

Gestion de Déclarations aux Organismes Etatiques

• S’assurer que tous les DMT d’embauche et ceux de départs sont déclarés dans le délai requis à l’Inspection du Travail et à l’ONEM;
• S’assurer que tous les contrats et avenants des employés nationaux sont visés par l’ONEM à Goma;
• Assurer le suivi du processus de préparation de déclarations de la main d’œuvre à l’ONEM et l’Inspection du Travail et d’accidents de travail à la CNSS;
• S’assurer que les déclarations de fin contrat de employés qui quittent l’organisation sont déposés aux banques partenaires dans le délai requis.
• En collaboration avec la finance, s’assurer que les impôts et toutes les cotisations étatiques (CNSS, ONEM et INPP) sont déclarées et payées dans le délai requis et faire l’archivage des ces derniers pour prévaloir en cas de nécessité.

GRH, Aspects légaux et Représentation

• Veiller à l’application du Code du travail congolais, des diverses lois et règlements nationaux en matière de travail;
• Veiller à l’application des procédures de MC relatives à la GRH;
• Conseiller le personnel National et Expatrié sur les meilleures pratiques actuelles en RDC, ainsi que la législation en vigueur vis-à-vis du code du travail et des lois et règlements relatifs au travail;

Gestion de fin de contrat et processus de sortie des employé/es

• S’assurer que chaque dossier de départ dispose d’un Certificat de Fin de Service;
• S’assurer que les Staffs en fin contrat à Goma sont notifiés dans le temps requis;
• S’assurer que le STC est payé dans le respect des délais légaux;
• Assurer un processus respectueux de sortie pour les employé/es quel que soit le motif de leur départ;
• Encourager les employé/es quittant l’organisation à donner leur feedback à travers un exit survey.

2. GESTION ADMINISTRATIVE ET RELATIONS PUBLIQUES

• Se rassurer que l’officier maintenance fait le suivi des réparations en cas de souci dans les bureaux et Guest Housesloués par Mercy Corps à Goma ;
• Se rassurer que les appartements utilisés par les visiteurs, les expatriés en STA et les consultants sont gardés propres et qu’ils contiennent les outils nécessaires conformément à la politique Mercy Corps en la matière;
• Assurer la gestion administrative du bureau/des «Guest Houses» (suivi des paiements des factures d’eau et d’électricité, du contrat de bail et des IRL);
• Faire le suivi auprès de l’officière Admin relatif aux réservations des hôtels, billets d’avion ou de bateaux pour tout le personnel en mission dans son ressort et tout personnel de son ressort en mission ;
• Se rassurer que la loi en matière de gestion des journaliers soit respectée et que les Officiers en charge de leur contractualisation respectent la politique en vigueur;
• Faire le suivi au près du département légal pour le renouvellement des différents contrats de service à Goma (soins médicaux, gardiennage, etc.);
• Se rassurer que les Officiers (ières) RH & ADMIN de bases font une gestion efficace des bases de données des clés pour les bureaux;
• Se rassurer d’une bonne gestion des consommables bureaux et de fournitures bureaux au niveau du département RH/Admin;

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :

• Diplôme Universitaire dans le domaine de RH, Administration, Economie ou Gestion;
• Avoir au moins 4 ans d'expérience significative dans l’administration ou dans la GRH, de préférence avec une ONGI (Organisation Non Gouvernementale Internationale) ;
• Expérience significative dans le calcul de Salaire selon la législation sociale de la RDC ;
• Expérience significative dansla coordination, communication et conformité avec la législation de la RDC relative au travail;
• La capacité à planifier, prioriser, accomplir et être capable de suivre plusieurs tâches à la fois;
• Excellentes compétences en Informatique (Microsoft Word, Excel, Internet Explorer, Outlook Express, Access, etc.);
• Capacité de travailler avec une équipe multiethnique;
• Maîtriser, savoir interpréter et appliquer le code du travail, de la RD Congo;
• Maîtrise du Français, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit (obligatoire);
• Maîtrise de l’Anglais est un atout;
• Des compétences rationnelles et une aptitude excellente en communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation;
• Bon sens des détails et de l’autonomie dans son travail.

Apprentissage continu

À l'appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l'équipe de consacrer 5% de leur temps à des activités d'apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnel et/ou professionnel.

Égalité des chances pour l'emploi

Mercy Corps est un employeur garantissant l'égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Sauvegarde et éthique

Mercy Corps s'engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse des membres de l'équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d'autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l'IASC. Nous ne tolérerons pas l'abus d'enfants, l'exploitation sexuelle, l'abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.

COMMENT POSTULER

Veuillez aller directement sur notre site : www.mercycorps.org, puis aller dans l’Option Careers, puis cliquer sur le lien (Country – specific job boards), puis dans la liste « Africa », cliquer sur le lien approprié (Democratic Republic of Congo) pour les Opportunités nationales de la RDC. Les candidatures doivent être accompagnées du CV de 3 pages au maximum, de la Lettre de Motivation, des diplômes obtenus et des attestations de services rendues ainsi que de la carte ONEM

NB:

• MERCY CORPS RDC NE DEMANDE PAS DE FRAIS A UNE QUELCONQUE ETAPE DE SES PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU DEBUT A LA FIN (CANDIDATURE, TRAITEMENT, TEST, ENTRETIEN, SELECTION, ETC.)
• TOUT LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT EST GRATUIT ET COMPETITIF.
• TOUT CANDIDAT QUI CONTACTERA PAR TELEPHONE, E-MAIL OU AUTRE MOYEN, UN STAFF MERCY CORPS RDC (DES RESSOURCES HUMAINES OU D’UN AUTRE DEPARTEMENT) POUR INFLUENCER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT, VERRA SA CANDIDATURE ETRE ELIMINEE ;
• SEULS LES CANDIDATS SELECTIONNES SERONT APPELES POUR LE TEST ;
• LES ENTRETIENS SE PASSERONT DANS LES BUREAUX MERCY CORPS.

Pour toute plainte, conseils en toute confiance, veuillez contacter les Ressources humaines ou signaler gratuitement au numéro vert: 243821190013.

Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps. L’Organisation se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des candidatures reçues si aucune ne répond à son attente.