Officier(ière) Acheteur(se)

DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION:

Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu(Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI). Un nouveau Programme est actuellement mis en œuvre dans les zones de santé de Kalonda Ouest, Kitangwa et Nyanga de la province du KASAI.

En 2022, nous avons atteint 2,2 millions de personnes par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d'intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d'eau et assurer un accès équitable aux services d'eau, d'assainissement et d'hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l'Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d'urgence aux populations déplacées, retournés et les familles hôtes.

Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l'une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un.e Officièr.e Acheteur.se pour son bureau de Beni.

RESUME DU POSTE

Sous la supervision directe du Chef de Base Beni et la supervision technique du Chef d’Equipe Achats Zone, l’Officier(e) Acheteur(se) sera responsable du traitement de toutes les demandes d’achats soumises par les différents programmes et département de Mercy Corps Beni.

L’Officier(e) acheteur(se) sera chargé du traitement des demandes d’achats qui lui sont affectées, entre la réception de la demande d’achat et le paiement du fournisseur par le département des finances, dans le respect des procédures Mercy Corps et en assurant une communication optimale avec toutes les parties prenantes. Par cela il.elle est le.la garant.e de la représentation de Mercy Corps auprès des fournisseurs et du respect de la législation et des règlements en vigueur en RD Congo.

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE

Assurer l’intégrité et la transparence des achats

• Assurer une compétition juste et équitable entre les fournisseurs, adhérer strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps en respectant les points ci-dessous:
• Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un prestataire/fournisseur.
• Fournir la même opportunité et les mêmes explications/spécifications à tous vendeurs/fournisseurs lors de la récolte des cotations.
• Garantir la confidentialité de toutes les spécifications et cotations des prix faites par les vendeurs/fournisseurs.
• Toujours accorder une réception prompte et courtoise et un traitement juste et égal à tous les fournisseurs/prestataires ou leurs représentants.
• Au tant que possible, clairement expliquer aux prestataires/fournisseurs les raisons de refus des marchandises qui doivent être retournés ou le rejet de leurs offres.
• Assurer une bonne image et une bonne représentativité de Mercy Corps sur le marché et auprès des fournisseurs.

Assurer le traitement des achats selon les règles et procédures Mercy Corps

• Respecter les politiques et les procédures d’achats mises en place par Mercy Corps dans le traitement des demandes d’achats et dans toutes les correspondances avec les fournisseurs qui collaborent avec Mercy Corps:
• Collecter en interne toutes les informations nécessaires permettant de réaliser un achat en toute connaissance du besoin exprimé par le demandeur.
• Expliquer de façon claire, précise et de façon égal à tous les fournisseurs/prestataires sollicités les besoins demandés et la façon de remplir/soumettre les documents demandés.
• Collecter les cotations en nombre suffisant afin de garantir la concurrence entre les fournisseurs/prestataires, cela en utilisant le format approprié de demande de cotations de Mercy Corps.
• Garantir la transparence et l’aspect consciencieux du choix des fournisseurs contactés pour récolte de cotations.
• Assurer et faciliter la préparation des analyses de cotations et des comités de sélection en utilisant les formulaires standards Mercy Corps.
• Fournir des analyses de cotations avec des explications/justifications claires et basées sur une analyse objective des cotations reçues.
• Orienter et assurer que le choix du fournisseur n’impliquera pas Mercy Corps dans des situations délicates ou non conformes à la législation et règlements en vigueur en RD Congo et au sein de Mercy Corps.
• Archiver/classer et assurer le suivi des documents et des dossiers d’achats lui étant assignés, en utilisant notamment la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps (Podio). S’assurer que les classements soient effectifs et conformes grâce à des contrôles réguliers.
• Appuyer son superviseur technique dans la gestion et le contrôle du processus de passation de marché à l’aide de solutions d’approvisionnement stratégiques afin de garantir le meilleur rapport qualité/prix: études et analyses de marché, spécifications des biens/services et critères d’évaluation de fournisseurs, documents de sollicitation, processus d’appels d’offres transparent et cohérent.
• Assurer le coaching, l’adaptation stratégique des plans de développement individuels et la gestion complète des performances de l’Assistant aux Achats de Beni.

Assurer une bonne communication entre les différentes parties prenantes des achats

• Assurer un suivi et une actualisation régulière des dossiers d’achats dans la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps.
• Interagir avec les demandeurs internes de Mercy Corps pour assurer un bon suivi et une bonne compréhension du processus d’achat.
• Interagir avec les différents départements impliqués dans le traitement des dossiers d’achats afin d’assurer un traitement fluide et transparent des demandes.
• Informer son supérieur dans les meilleurs délais de tous blocages ou situations complexes rencontrées.

Tâches secondaires

• Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie.
• Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire en RDC
• Assurer les intérims du département des achats demandés par son superviseur technique.
• Assurer des déplacements sur le terrain dans le but d’appuyer certaines interventions spécifiques.

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS:

• Avoir un diplôme universitaire, logistique, comptabilité, finances, gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent.
• Avoir entre 1 et 2 ans d’expérience en logistique, gestion des achats, de préférence avec une ONG internationale sur un poste similaire.
• Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et avoir une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
• Avoir une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français, l’anglais est un plus.
• Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.

FACTEURS DE SUCCES

• Une compréhension claire de l’éthique des achats ainsi que la volonté et la capacité de se conformer à la politique de Mercy Corps et des donateurs.
• Un haut niveau d’intégrité personnelle, honnêteté et transparence dans toutes les opérations.
• Une capacité démontrée de travailler rapidement avec précision et de s’adapter au changement des activités des programmes.
• Un esprit créatif, de proposition et de proactivité.
• De fortes capacités organisationnelles.