Assistant Finance et Administration Consultant

Résumé

Sous la direction de l'équipe des opérations et des finances, l'assistant financier et administratif soutiendra la coordination des opérations financières et administratives dans la province du Haut Lomami, en RDC.

Tâches et responsabilités

Les tâches et responsabilités essentielles sont les suivantes. D'autres tâches, responsabilités et activités peuvent changer ou être attribuées à tout moment.

1. Gestion financière :

Effectuer des tâches quotidiennes telles que :

• Gérer les avances de fonds mensuelles du bureau, les petits paiements et les rapprochements
• Maintenir un système de documents financiers et de dossiers justificatifs, compris une justification appropriée des paiements effectués, des approbations appropriées et un codage lié au grand livre général
• Examiner et soumettre les demandes de fonds de voyage et d'avances de fonds du bureau à soumettre au responsable financier du bureau de pays pour approbation
• Assurer le suivi des paiements de toutes les factures.
• Soutien à la vérification des factures des consultants et des prestataires de services tiers, ainsi qu'au suivi des paiements de toutes les parties prenantes soutenant les activités de vaccination
• Surveillez et signalez les avances et le rapprochement des dépenses de Haut Lomami à l'aide de la plateforme de dépenses Concur.
• Assurer le respect des procédures financières et soutenir le bureau du Haut Lomami dans ses tâches administratives et financières.
• Préparer, percevoir, compiler et déclarer les sommes versées à des tiers.

Soutenir les tâches mensuelles, telles que :

• Soumission du rapport financier mensuel au bureau de pays.
• Soumission des demandes de trésorerie pour les activités mensuelles au bureau pays.
• Exécutez toutes les écritures d’ajustement créées pendant le processus de révision du bureau pays.
  
  2. Administration du bureau :
  
• Recommander, mettre en œuvre et maintenir des systèmes de bureau efficaces.
• Recevoir et enregistrer des lettres.
• Agir comme point de contact avec les fournisseurs pour la réception de toutes les factures physiques et de la correspondance.
• Gérer les dossiers de ressources humaines avec le soutien du responsable RH
• Maintenir la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins en cours.
• Tenir à jour des registres des dépenses de bureau et des coûts connexes.
• Participer aux différentes réunions du programme et produire le rapport et l'archiver
• Gérer le personnel de nettoyage et les autres travailleurs quotidiens
• Assurer la liaison avec le responsable logistique et des achats et participer aux tâches d'approvisionnement et de logistique selon les besoins (collecte de proformas, achats locaux, gestion des actifs locaux, rapports sur le carburant, etc.)
• Coordonner les besoins du bureau et toute autre tâche requise.

Requirements

Exigences

Pour exercer ce poste avec succès, la personne doit être en mesure d'exécuter chaque tâche essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des aptitudes requises. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour permettre aux personnes handicapées d'exécuter les fonctions essentielles.

Éducation et expérience :

• Baccalauréat en administration des affaires ou en comptabilité (ou similaire) requis.
• Excellentes compétences technologiques, y compris une compréhension de niveau intermédiaire des programmes basés sur Microsoft, comme Excel, Outlook et PowerPoint.
• Sens des affaires financières et comptables.
• L'expérience avec Concur est un avantage supplémentaire
• Une expérience préalable de travail dans l’administration et la finance auprès d’ONG internationales est préférable.
• La connaissance des principes comptables généralement reconnus (PCGR) aux États-Unis est un plus.
• Capacité à élaborer et à exécuter des plans de travail et à résoudre des problèmes de manière autonome.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
• Expérience de travail en équipe, de préférence à l’international.
• Capacité à travailler sous des contraintes de temps et à respecter les délais.

Autres qualifications :

• Compétence culturelle établie en matière de partenariat avec des groupes raciaux, culturels et linguistiques divers.
• A démontré une compréhension des défis liés au travail dans un contexte rural mal desservi et à faible revenu ; une expérience de vie et/ou de travail dans un pays à faible revenu est un plus.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel) et à l'aise dans un environnement technique en évolution rapide.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale, la maîtrise de l'anglais est un plus.

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