Chef.fe d’Equipe Logistique

DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION:

Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI).

Un nouveau Programme est actuellement mis en œuvre dans les zones de santé de Kalonda Ouest, Kitangwa et Nyanga de la province du KASAI.

Résumé général du poste

Sous la supervision technique du Manager Logistique et hiérarchique du chef de base Tshikapa, Le/La chef/fe d’équipe logistique est responsable de la gestion et la coordination de toutes les activités du département de la Logistique de Tshikapa et de deux sous bureaux. En charge de la Logistique, il/elle doit s’assurer que tous les programmes, y compris ceux des bureaux de terrain sont effectivement supportés au temps requis et bien précis sur tous les besoins logistiques. Le/La chef/fe d’équipe logistique est la personne clef pour toutes les activités logistiques pour les programmes de Mercy Corps dans le Kasaï. Il/Elle est responsable de la gestion et la coordination de la logistique, la gestion du charroi, les magasins / entrepôts, des équipements et infrastructures.

Les fonctions essentielles de ce poste :

Sous les conseils et la supervision du Chef de base et du Manager Logistique, le/la chef.fe d’équipe logistique performera les fonctions suivantes :

1. Superviser les biens et les infrastructures de la Base :

• Coordonner avec le responsable des assets pour s’assurer que:
  • Les inventaires sont réalisés régulièrement et dans le délai;
  • Les fichiers de suivi des assets sont à jour;
  • Les assets sont correctement suivis au niveau des réparations et des déclassements;
  • L’archivage des documents est rigoureux et optimal;
  • Le suivi des prises de responsabilité est en place et à jour;
  • S’assure de la mise en place, mise à jour du rapport logistique mensuel;
• Réalise un plan de renouvellement du matériel d’équipement;
• S’assure de la sécurisation du matériel;
• Capitalise et priorise les besoins de réparation et d’amélioration des infrastructures de Mercy Corps dans la zone.

2. Superviser les Approvisionnements et le stockage des biens et produits

• Surveiller toutes les activités logistiques liées à la réception, la livraison des biens en provenance ou en destination des sous bases ou des fournisseurs;
• Collabore étroitement avec le Procurement Officer sur le suivi des achats logistiques;
• Planifier la livraison des biens aux différents bureaux de Mercy Corps et/ou sur les sites de projets comme demandé en minimisant les coûts et en tenant compte des conditions des routes pendant les saisons pluvieuses;
• Respecter correctement la politique et la procédure de réception et le magasinage des biens;
• Avec le Chargé du magasin / entrepôt, assurer un stockage correct des vivres et les biens à tout moment : toute irrégularité doit être immédiatement rapportée aux autorités appropriées pour correction immédiate;
• Assurer que les rapports hebdomadaires et mensuels des mouvements des biens (réception et expédition) sont effectués;
• Assurer la gestion de la base de données stock.

3. Superviser la Gestion de la flotte :

• Avec le chargé de la flotte (Fleet officer), s’assurer que:
  • Tous les véhicules sont en bon état pour la route et pour la sécurité des passagers (le personnel de Mercy Corps);
  • Tous les documents des véhicules sont à jour et rangés selon les procédures Mercy Corps;
  • Effectuer le suivi sur la consommation du carburant, s’assurer que les prises de carburant aux stations sont suivies de manière concrète via les bons de carburant, les logsheets et entrées dans le logiciel de suivi de consommation;
  • Faire le suivi des dépenses liées aux véhicules, motos, générateurs sont compilées et que toutes les informations nécessaires soient saisies correctement dans la base des données;
  • Le stock des pièces de rechange et des consommables pour les véhicules est correctement tenu
  • Les services / maintenances des véhicules sont organisés, planifiés de manière régulière en utilisant les formulaires appropriés et que les réparations majeures sont bien faites et à temps;
  • Établir un plan de maintenance des véhicules;
• Avec le responsable du dispatch, s’assurer que:
  • Le programme de mouvement des véhicules est défini selon les besoins des programmes et des opérations;
  • Un bon système de communication est mis en place avec les chauffeurs;
  • La coordination avec les autres agences et les points focaux sécurité est mise en place pour bien s’informer sur la sécurité au niveau des routes avant de déployer les véhicules et le personnel sur le terrain;
  • Les mesures de sécurité sont mises en place pour les véhicules surtout pour le parking, et que les clefs et les fournitures / équipements d’urgence sont bien à bord des véhicules;
  • Etablit les rapports d’accident et d’incident liés aux véhicules;
• Responsable pour la surveillance des véhicules loués ainsi que la gestion des contrats, le suivi pour que les paiements soient effectués à temps.

4. Organiser le management de l’équipe

• Maintenir le contact avec les partenaires humanitaires et autres agences pour assurer une bonne coordination en matière d’activités logistiques, sécuritaires et de transports;
• Gérer les congés des officiers, assistants logistiques et chauffeurs pour assurer une bonne simultanéité sans affecter les besoins des programmes;
• Coordonner avec les Ressources Humaines pour s’assurer que les dossiers de personnel de la logistique sont bien maintenus et classés;
• Former et encadrer l’équipe logistique sous sa supervision sur les systèmes et dispositions logistiques;
• Apporte le soutien technique nécessaire aux logisticiens des bases;
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe;
• Effectuer les évaluations des membres de l’équipe logistique sous sa supervision.

5. Supervise l’infrastructure

• S’assure que les bureaux et les Guests House soient fonctionnels et que les travaux d’amélioration de ceux-ci sont bien exécutés;
• Fait le lien avec le bailleur en coordination avec l’administration pour entamer les réparations qui sont à la charge de celui-ci;
• S’assure que les biens loués par Mercy Corps sont bien utilisés et remonte les alertes s’il y a des problèmes de fonctionnement;
• Participe à la validation logistique de nouveaux biens loués par Mercy Corps.

CONNAISSANCE ET EXPÉRIENCES:

• Avoir au moins 4 années d’expérience en Logistique et Achats, comptabilité, économie, Administration des affaires ou toute autre étude relative à la gestion de la logistique (l’expérience avec les ONGs internationales est un atout);
• Trois (3) ans d’expérience en logistique et Achats avec une bonne connaissance organisationnelle, l'habileté de bien maintenir un bon système de gestion des dossiers logistiques et achats, l'habileté d’interagir de façon effective avec le personnel national et international et une bonne capacité d’anticipation des problèmes circonstanciels;
• Une bonne connaissance de Microsoft Office y comprise l’utilisation des emails, Outlook;
• Une excellente maîtrise du Français et une bonne connaissance de l’anglais (écrit et oral);
• Une habilité indubitable de pouvoir résoudre indépendamment les problèmes de tout genre sans ou avec peu de supervision.

COMMENT POSTULER

Veuillez aller directement sur notre site : www.mercycorps.org, puis aller dans l’Option Careers, puis cliquer sur le lien (Country – specific job boards), puis dans la liste « Africa », cliquer sur le lien approprié (Democratic Republic of Congo) pour les Opportunités nationales de la RDC. Les candidatures doivent être accompagnées du CV de 3 pages au maximum, de la Lettre de Motivation, des diplômes obtenus et des attestations de services rendues ainsi que de la carte ONEM.

NB:

• MERCY CORPS RDC NE DEMANDE PAS DE FRAIS A UNE QUELCONQUE ÉTAPE DE SES PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU DEBUT A LA FIN (CANDIDATURE, TRAITEMENT, TEST, ENTRETIEN, SELECTION, ETC.)
• TOUT LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT EST GRATUIT ET COMPÉTITIF.
• TOUT CANDIDAT QUI CONTACTERA PAR TÉLÉPHONE, E-MAIL OU AUTRE MOYEN, UN STAFF MERCY CORPS RDC (DES RESSOURCES HUMAINES OU D’UN AUTRE DÉPARTEMENT) POUR INFLUENCER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT, VERRA SA CANDIDATURE ÊTRE ÉLIMINÉE ;
• SEULS LES CANDIDATS SÉLECTIONNÉS SERONT APPELÉS POUR LE TEST ;
• LES ENTRETIENS SE PASSERONT DANS LES BUREAUX MERCY CORPS.

Pour toute plainte, conseils en toute confiance, veuillez contacter les Ressources humaines ou signaler gratuitement au numéro vert: 243821190013.

Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps. L’Organisation se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des candidatures reçues si aucune ne répond à son attente.