ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) LOGISTIQUE

ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE LOGISTIQUE GEMENA

« Coordination Provinciale Sud - Ubangi »

• Lieux d’affectation : Gemena
• Date d’entrée en fonction: Janvier 2024
• Type de contrat: CDD de 2 ans (Renouvelable)
• Période d’essai : 3 mois

Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, Enabel fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 2.000 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 170 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

La République Démocratique du Congo est le plus gros portefeuille de la Belgique avec ses pays partenaires (environ 20% de l’enveloppe budgétaire globale – plus de 350 salariés dont une cinquantaine d’expatriés). Enabel y est active depuis 2001.

La Belgique est le 3ème bailleur bilatéral en RDC.

Enabel est actuellement active dans les domaines du développement rural, de la formation professionnelle et emploi, de la santé publique, de l’eau et de l’énergie. La spécificité du programme de coopération réside dans sa proximité avec les bénéficiaires.

Présente dans une dizaine provinces du pays à travers une vingtaine de bureaux et d’antennes, elle exécute pour un budget annuel total d’environ 50 millions d’euros.

En outre, Enabel met en œuvre également de multiples plusieurs projets sur financement tiers, dont principalement l’Union européenne.

Le nouveau programme de coopération entre le Royaume de Belgique et la République Démocratique du Congo 2023-2027 vise « l’amélioration structurelle et durable des conditions de vie des populations congolaises qui vivent sous le seuil de pauvreté, en promouvant leur résilience et leur autonomie».

L’exécution est concentrée sur 4 piliers et 9 volets d’interventions:

Pilier 1: «Valoriser le potentiel de la jeunessecongolaise ».

• Volet 1: Formation, entreprenariat, emploi
• Volet 2: Jeunesse, conscience culturelle et sociale.

Pilier 2: «Accès aux services sociaux de qualité ».

• Volet 1: Education de base.
• Volet 2: Santé et Protection sociale en santé.

Pilier 3: Sécurité alimentaire et agriculture durable.

• Volet 1: Agriculture familiale et entreprenariat agricole et rural.

Pilier 4: Gouvernance inclusive

• Volet 1: Lutte contre les violences sexuelles et l’impunité.
• Volet 2: Participation citoyenne et gouvernance locale.
• Volet 3: Gouvernance financière.
• Volet transversal: Appui institutionnel au niveau central et appui institutionnel au niveau provincial.

Description de la fonction

Sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier et/ou du Logisticien:

• Vous veillez à la bonne utilisation des véhicules au sein du projet afin de minimiser le risque de pannes, de maintenir les véhicules en bon état, d’assurer leurs bonnes gestions et celle des activités des chauffeurs,
• Vous assurez le suivi des assets / actifs au niveau du bureau du projet/programme dans la zone d’intervention afin de minimiser les risques de perte et de garder la traçabilité des actifs d'Enabel durant leur durée de vie (Achat, affectation, l’utilisation et déclassement - mise hors service).
• Vous assurez la gestion de stock et l’expédition rapide des biens achetés pour le compte des interventions afin que l’acheminement des biens vers le demandeur se fasse dans le délai et meilleures conditions,
• Vous préparez les dossiers de demandes d'exonération à soumettre au Logisticien / Coordinateur Logistics et facility pour vérification avant transmission à l’ambassade de Belgique / DUE et autres bailleurs de fonds afin que les interventions puissent disposer du matériel le plus rapidement possible et éviter de payer divers frais ou pénalités de paiement tardif,
• Vous développez les procédures nécessaires à la gestion des activités de la logistique (stock, charroi automobile, achat, gestion des biens du projet, …),
• Vous développez des contacts avec les fournisseurs pour une bonne prospection des prix,
• Vous gérez les achats selon les procédures Enabel et le seuil de contrôle interne,
• Vous recherchez et négociez les prix, vous élaborerez les bons de réquisitions,
• Vous vérifiez la qualité des produits en fonction des standards demandés,
• Vous procédez aux achats des besoins des différents départements,
• Vous vérifiez la qualité des produits en fonction des standards demandés,
• Vous réceptionnez les achats du projet/programme sauf pour ceux que vous avez initiés,
• Vous assurez le suivi des livraisons et la constitution des éléments nécessaires aux paiements par les finances,
• Vous tenez les registres des achats logistiques,
• Vous assurez la mise à jour régulière des inventaires des biens du programme (mobilier, matériel roulant, équipement IT, etc),
• Vous gérez et suivez les biens mis à la disposition des partenaires,
• Vous assurez le respect des procédures de la logistique,
• Vous suivez l’utilisation des matériels tels que vidéoprojecteurs, ordinateurs, groupe électrogène, réservation de la salle de réunion, …
• Vous élaborez les documents nécessaires au suivi des stocks (fiches de stock/waybill, …),
• Vous gérez les salles d’entreposage,
• Vous supervisez les activités des chauffeurs,
• Vous exécutez toutes les activités liées au charroi automobile (vérification des carnets de bord, livraison du carburant, suivi de la consommation en carburant et pièces de recharge, suivi de la maintenance et des réparations des véhicules, validité des documents, gestion du charroi mis à la disposition des partenaires, routing des véhicules),
• Vous participez à l’organisation et au suivi du protocole des visiteurs du projet (déplacements des employés en mission: billets d’avions et réservations d’hôtel),
• Vous organisez et procédez aux expéditions diverses pour le projet,
• Vous assurez le back up dans la supervision des ressources humaines du département de logistique du projet,
• Vous aidez à maintenir une bonne collaboration avec les différents départements,
• Vous archivez tous les documents de la logistique tant au format papier qu’électronique.

Votre profil

Nationalité: Congolaise

Niveau de formation requis

Vous avez un diplôme d’Etat, un diplôme de Graduat (Bac 3) en administration générale, sciences économiques, sciences financières, droit, sciences commerciales, achat et logistique et/ou niveau équivalent acquis par de l’expérience.

Expériences exigées:

• Vous avez au minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans le même type de travail,
• Vous avez une expertise en procédures d’achat et des bases de la gestion des stocks,
• Vous êtes apte à lire et à comprendre les spécifications techniques des matériaux,
• Vous avez des connaissances de base des normes de qualité et de sécurité,
• Vous avez de l’expérience des systèmes et outils en matière de logistique ou de gestion administrative,
• Vous avez une expérience des ONG ou agences de coopération bilatérale ou de développement,
• Vous avez des connaissances de base de la comptabilité,
• Vous avez une grande capacité organisationnelle, vous êtes méthodique et rigoureux.se,
• Vous savez planifier vos activités et respecter les délais,
• Aptitudes/compétences requises
• Vous avez l’esprit d’initiative et d’innovation,
• Vous avez le sens des responsabilités, vous savez vous montrer proactif et démontrer des talents d’organisateur;
• Vous avez de très bonnes capacités de synthèse et de présentation,
• Vous êtes une personne orientée résultats et solutions,
• Vous êtes résistant.e au stress,
• Vous êtes apte à travailler en équipe et à collaborer avec des collègues issus d’horizons différents;
• Vous avez une très bonne connaissance des outils informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint et Outlook),
• Vous avez une excellence connaissance de la langue Française et une bonne connaissance de la langue Anglaise ainsi que les langues nationales du pays.

Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel:

(https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel).

Nous vous offrons

• Une fonction passionnante et diversifiée dans un environnement international.
• Un contrat à durée déterminée basé à Gemena
• Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut correspondant à nos barèmes comprenant un salaire attractif et en plus des primes légales, un 13ème mois, un pécule de vacances, une prime de rentrée scolaire et un panier de fin d’année.

La procédure de sélection prévoit un test écrit et un jury.

«Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences».

Intéressé.e?

Postulez, au plus tard le 24/12/2023 et joignez votre CV actualisé et une lettre de motivation sur ce lien :Assistant.e Administratif.ve et Logistique GEMENA (enabel.be)

NB:

• N’envoyez que des formats PDF
• N’ajoutez pas de certificats

Enabel ne demande aucun payement dans le cadre de ses processus de recrutement.

Les personnes ne correspondant pas au profil décrit sont priées de ne pas réagir à cette offre car seul.e.s les candidat.e.s sélectionné.e.s seront contacté.e.s pour les tests.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.